⏩ Resumo do Conteúdo:

Imagine um assistente de IA equipado com o contexto da sua empresa e agindo como guardião do conhecimento. Ele é capaz de centralizar informações de diversos documentos internos e políticas organizacionais.

O AI Assistant é um chatbot que oferece respostas rápidas e precisas quando os colaboradores têm dúvidas ou precisam de orientações específicas sobre algum tipo de processo existente. Isso não só economiza tempo valioso, mas também garante que todos tenham acesso ao conhecimento essencial, aumentando a eficiência e a coesão em toda a empresa.

Além disso, esse mesmo chatbot oferece uma funcionalidade que permite aos colaboradores gerar solicitações automaticamente em diferentes pipelines. Isso simplifica o processo de solicitação e acelera as respostas e soluções para as necessidades dos funcionários.

Em um ambiente de trabalho dinâmico, essa funcionalidade é uma aliada valiosa para manter as operações ininterruptas e maximizar o desempenho. Caso o solicitante precise buscar ou se atualizar sobre determinados status das suas requisições, o Assistant é a ferramenta ideal para oferecer esse suporte.

Para acessar o Assistant, clique no nome da sua empresa ou na imagem do perfil no canto superior direito.

Em seguida, clique em AI Assistants e selecione Create Assistant. Dê um nome ao seu AI Assistant e clique em Create assistant.

Primeiro, personalize o nome, a mensagem de boas-vindas (que aparece no início das conversas) e as instruções personalizadas. Você pode especificar o tom da conversa, o nível de detalhes e o tipo de informação que deseja nas respostas da IA. Fique à vontade para acrescentar qualquer informação adicional que seu Assistant de IA deva considerar.

Na guia Skills (Habilidades) , você selecionará a fonte de dados do seu assistente. Ou seja, o local de onde ele extrairá todas as informações.

Treine-o com dados relevantes e permita que o Assistant aprenda e execute ações com base nesses dados. Você pode treinar seu assistente de IA usando documentos internos, pipes e interfaces.

Dê a suas skills descrições que deixem claro quando o AI Assistant deve usar aquela habilidade, mas não tão longas, pois ele precisará avaliar dentre todas as skills, qual será a mais adequada para a pergunta/pedido que recebeu. Crie descrições claras e diretas, como:

Utilize essa skill quando o Assistant precisar abrir alguma requisição/pedido de modo conversacional ou através de envio do link do formulário. Caso o formulário tenha campos avançados, como anexos e/ou conexões, é aconselhável adicionar apenas a opção de link na configuração. Exemplos: realizar a abertura de um pedido de férias ou enviar o link para um formulário de pedidos de reembolso.

Utilize essa skill caso você queira que o Assistant aprenda de uma base externa, como um documento, uma política ou um FAQ geral. Caso você tenha alguma base de conhecimento no formato PDF*, faça o upload do arquivo utilizando essa skill.

Utilize essa skill para que o Assistant tenha acesso ao compilado de informações provenientes da sua interface. É importante ressaltar que o Assistant também será configurado de acordo com as permissões e filtros setados na Interface. Ou seja, caso o requisitante faça algum tipo de pergunta, o chatbot entregará as respostas de acordo com a esfera permitida anteriormente.

Caso ao montar o seu Assistant você queira oferecer que os requisitantes desejem saber status de solicitações, como reembolso ou pedido de férias, utilize essa skill.

📌 Importante: Mesmo que seu pipe tenha informações confidenciais, o Assistant só terá acesso ao que você liberar como output.

Utilize essa skill para autorizar que a AI pesquise dados dos cards do pipe e use nas conversas. Esses dados são referentes a informações que vão além de ID e título. Exemplo: quem está como responsável do card, quantos dias restantes de férias eu tenho, quando as minhas férias devem vencer.

Na aba "Channels", você pode selecionar canais de apresentação e interação para o seu Assistant. Atualmente, é possível adicionar seu Assistant a portais e interfaces da empresa no Pipefy, Slack e Microsoft Teams (Beta).

Depois que o Assistant é selecionado, o botão de configurações dá acesso a configurações gerais, “skills” e “channels”.

Na guia “General” (Geral), edite a mensagem de boas-vindas para seu assistente e defina instruções personalizadas, incluindo o tom de voz e o nível de detalhes. Quanto mais informações você fornecer, mais preciso será o seu Assistant.

Quando terminar, clique em “Update Assistant” (Atualizar assistente)

Para que o Assistant continue aprendendo e tenha informações atualizadas, lembre-se sempre de incluir novas informações nos documentos e fazer o upload nas configurações do Assistant.

Ao clicar no nome da habilidade (Skill), você pode ver os detalhes de cada uma das skills que o Assistant está utilizando no momento. Se você precisa atualizar a sua base de conhecimento para que o Assistant forneça respostas mais precisas, você poderá clicar na skill “access to documents” e subir um novo documento. Em seguida, clique em "Add" (Adicionar). Exclua o documento anterior.

O mesmo vale se você quiser adicionar um documento, clique em "Adicionar um Documento". Carregue seu arquivo (atualmente suporta apenas arquivos .pdf), forneça um nome para sua fonte de dados e descreva quando o Assistant deve utilizá-lo e o que a IA precisa extrair deste documento. Em seguida, clique em "Add" (Adicionar).

💡 Dica: Crie uma descrição bem detalhada, pois é através dela que o Assistant saberá quando e como buscar informações na sua fonte de dados.

Caso deseje editar outras skills do Assistant, vá até Skills, escolha a Skill que deseja editar, clique nos três pontinhos do lado direito da tela e depois clique em editar. O mesmo vale para caso você queira deletar a skill do Assistant.

Na aba Channels, escolha o canal de apresentação.

Se você deseja adicionar a um portal, clique em Add no Portal Pipefy. Dê um nome ao canal de apresentação e selecione o portal desejado.

Por fim, clique em Add to Interface / New Portal, e o seu AI Assistant será adicionado ao portal.

Se você deseja adicionar ao Slack, clique em Adicionar ao Slack. Será necessário conectar seu workspace do Slack ao Pipefy.

Lembre-se de que seu AI Assistant também está acessível na área de Configurações, relevante para que você faça seus testes e refinamentos.

Seu AI Assistant está pronto para responder às perguntas dos funcionários e criar solicitações de forma eficiente. Não perca tempo! Aproveite essa poderosa ferramenta para melhorar a experiência dos seus colaboradores e aumentar a produtividade da sua empresa.

📌 Importante: Como está em estágio Beta, o AI Assistant ainda não consegue preencher campos de anexo nem conexões do formulário inicial no momento de criação de cards.

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