⚠️ Atenção: você está lendo um artigo de email messaging antes de a funcionalidade ter sido atualizada. Hoje, o Pipefy oferece um construtor de emails rico e visual em que você pode aplicar campos dinâmicos com facilidade, além de configurar automações de emails para diferentes tipos de eventos. Saiba mais.

Obs: talvez você ainda esteja visualizando o modo antigo de templates de email. Se for o seu caso, não se preocupe, pois a funcionalidade está sendo atualizada gradualmente para todos os usuários. Em breve, você terá acesso à nova versão de templates de emails com todos os seus recursos.

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Tempo estimado de leitura: 7 minutos

Configurar templates de email, é um processo em duas etapas:

  1. Primeira etapa: Criar o template de email na área de templates dentro das ferramentas do pipe;
  2. Segunda etapa: Configurar o email template que você criou na fase da qual deseja enviá-lo.

Etapa 1: Criando um template de email

O primeiro passo para configurar um novo template de email é de fato criar o email na página de templates de email do seu pipe.

Para acessar esta página, abra a barra lateral de ferramentas clicando no ícone no canto superior direito da tela e rolando para baixo até encontrar a opção de templates de email:

Assim que a página de templates de email estiver aberta, clique em "criar um novo template de email". Ao criar um novo template você precisará adicionar algumas informações:

  • Nome: Somente para uso interno. Este é o nome que você verá na lista e templates quando for configurar o email nas fases ou enviar manualmente em um card.
  • Assunto: Esté é o título que será visto sempre que alguém receber este email. O assunto pode ser estático ou customizado utilizando conteúdo dinâmico dos campos do seu card;
  • Conteúdo: O corpo do seu email. Nesta parte você irá criar o conteúdo que deseja enviar neste email.

Formatando o conteúdo do email:

O conteúdo dos templates de email pode ser formatado e personalizado para atender as necessidades do seu processo. O corpo do email pode ser customizado usando o editor visual disponível na funcionalidade ou usando markdown/html (clique aqui para saber mais).

O editor visual da ferramenta oferece a possibilidade de colocar o texto em negrito ou itálico, adicionar hyperlinks, citações ou trechos de código, adicionar imagens (usando URL), listas (com marcadores ou numeradas), títulos (headings) ou linhas horizontais. Há também as opções de desfazer/refazer ações.

Conteúdo dinâmico

O Pipefy permite customizar o título e o conteúdo dos templates de email utilizando a informação dos campos dos seus cards.

O gerador de conteúdo dinâmico cria campos variáveis em seus emails para criar mensagens personalizadas, como por exemplo adicionando o nome do cliente, número do chamado de suporte, etc.

Como utilizar conteúdo dinâmico

Usar conteúdo dinâmico é simples, você irá utilizar os handlebars (a informação no formato {{phaseXXX.fieldXXX}}) para informar o Pipefy onde você deseja que a informação de um campo específico seja exibida em seu email.

No menu "entidade" você irá selecionar os 'elementos', como card, responsável ou as fases do pipe (incluindo o start form). No menu "propriedade" você irá selecionar a informação contida dentro da entidade, como o título, ID ou url do card ou os campos do formulário e fases. 

Neste exemplo, você quer extrair a informação inserida no campo 'contact name' do start form para personalizar o início do seu email, o texto ficaria assim:

"Olá {{phase3165095.field6355437}}, tudo bem?"

Após terminar de editar o conteúdo do seu template, salve-o para prosseguir para a segunda etapa.

Etapa 2: Configurando o template de email em uma fase

1. Abra as configurações da fase onde deseja configurar o template de email clicando nos 3 pontinhos ao lado do nome da fase, depois em editar esta fase:

2. Dentro das configurações da fase, role a tela até encontrar as configurações avançadas. Clique para expandir a opção de templates de email, depois em "configurar novo template de email";

3. Selecione na opção "email template" o email que deseja configurar (dentre os emails criados anteriormente) e configure as opções de remetente e destinatário (CC e CCO são opcionais):

O campo 'email do remetente' aceita somente um email. Todos os emails são enviados como padrão do email '[email protected]' (a não ser que você tenha um domínio de email personalizado configurado em sua empresa) e o 'email do remetente' é utilizado como email de resposta.

Dica avançada: Ao configurar o template de email você pode utilizar conteúdo dinâmico para que o email do destinatário seja extraído do campo email do contato, por exemplo. Os detalhes de como utilizar conteúdo dinâmico estão na primeira etapa.

4. Selecione como deseja que os emails sejam enviados (manual ou automaticamente - quando o card entrar ou sair desta fase específica).

Atualmente o Pipefy não oferece nenhuma outra opção de gatilho para enviar templates de email. As únicas opções de envio automático são quando o card entra ou sai de fases.

Após finalizar suas configurações, salve e seu email estará pronto para ser enviado.

Como enviar templates de email manualmente?

Abra um card que esteja na fase em que você configurou o template de email e clique na opção de templates de email no canto superior direito do card. Clique no botão "novo", selecione o email na lista e pronto, email enviado!

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