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Se você preferir, também é possível assistir a um vídeo para saber mais sobre esta funcionalidade: 

Atenção! Usuários precisam ter a permissão de administrador em todos os pipes envolvidos na automação para cria-la/edita-la. 

O primeiro passo para configurar uma nova automação é acessar a seção "Automações" clicando no ícone da barra de navegação do lado esquerdo da tela. 

Depois de clicar no ícone, uma nova página será aberta, onde você terá duas opções: escolher entre as automações já configuradas ou clicar em "criar uma nova automação" para criar uma nova regra de automação. 

Uma vez que você clicar em "Criar automação", você verá a seguinte tela:

A automação está dividida em duas colunas. Primeiro você escolhe o evento e depois a ação. O evento é o que acontece primeiro para desencadear a ação (a resposta automática ao evento).

Esses são os eventos que você pode escolher:

  • Quando um card é criado: Executa uma automação quando um card é criado em um pipe específico;
  • Quando um card é movido: Um card é movido para uma fase específica de um pipe específico;
  • Quando um card é atualizado: Um campo é preenchido ou o valor nele contido é modificado (não funciona para campos preenchidos quando o card está sendo criado);
  • Quando todos os cards conectados forem movidos para uma fase: Todos os cards conectados são movidos para uma fase específica (esse evento requer que uma conexão entre pipes seja criada antes de criar a automação);
  • Atividades recorrentes*: Executa a ação a cada hora, cada dia, cada semana ou cada mês (a tempos/dias definidos)
  • Quando um alerta é acionado: Executa a ação quando um card se torna atrasado, expirado ou vencido em um pipe específico;
  • Quando um e-mail é recebido: Desencadeia a automação quando um card recebe um e-mail;

*Ao configurar uma atividade recorrente, o horário utilizado é o UTC, o que significa que se você deseja que card seja criado todos os dias às 7 da manhã no seu horário, você precisa checar seu fuso horário e adicionar/subtrair a diferença do UTC. O horário de Brasília, por exemplo, é UTC - 3. O que significa que, se você estiver no horário de Brasília e quiser que sua automação de atividade recorrente dispare às 7 da manhã, precisa colocar sua automação para as 10 horas UTC.

Você pode adicionar condições à sua automação para que ela seja apenas desencadeada sob um cenário específico. Clique aqui para aprender mais sobre configuração de condições de automação.

As ações de automações podem ser: 

  • Criar um novo card em um pipe: Um novo card é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes; 
  • Criar um novo card conectado: Um novo card conectado é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes (essa ação requer que você crie uma conexão entre os pipes antes de criar a automação);
  • Mover o card pai: O card pai é movido para uma fase específica (essa ação requer que você crie uma conexão entre os pipes antes de criar a automação);
  • Atualizar o valor de um campo: O valor de um campo específico é atualizado/preenchido automaticamente (essa ação apenas permite que os usuários atualizem campos que pertençam ao mesmo pipe do evento);
  • Mover um card: Um card é movido para uma fase específica no mesmo pipe em que a ação ocorreu;

Exemplo:

Nós temos dois pipes: O "Sales pipeline" e o "Basic customer onboarding".

Queremos criar uma automação pra que toda vez que um card entrar na fase "won" do nosso "sales pipeline", um novo card conectado automaticamente seja criado no pipe "basic customer onboarding", economizando o tempo que levaria para criar o card manualmente. 

  1. Conexão: O primeiro passo é criar uma conexão do "sales pipeline" para o pipe "basic customer onboarding". Sem essa conexão, nossa automação não funcionará.
  2. Evento: Acesse a tela de "nova automação" para criar a regra de automação. O evento que selecionamos é "quando um card é movido" no "sales pipeline" para a fase "won". 

Nós não adicionamos nenhuma condição pois nesse caso não foi necessário mas, caso fosse, clicaríamos em "adicionar condição" para criar o cenário desejado.

3. Ação: A ação é "criar um novo card conectado" no pipe "basic customer onboarding". Depois de selecionar o pipe, precisamos fazer as correspondências dos campos do pipe de origem (sales pipeline) com os campos do start form do nosso pipe de destino (basic customer onboarding). É muito importante prestar bastante atenção a alguns detalhes:

  • Só podemos fazer correspondência de campos do mesmo tipo - tenha sempre isso em mente quando estiver criando os campos do seu pipe de destino; 
  • Você pode escolher entre todos os campos do pipe de origem, mas você apenas pode adicioná-los aos campos no start form do pipe de destino;
  • Certifique-se de que todos os campos obrigatórios no formulário do pipe de destino são obrigatórios no pipe de origem. Caso algum campo obrigatório no pipe de destino não esteja preenchido no pipe de origem quando o evento ocorrer, a automação não será disparada;
  • Campos de múltipla escolha (checkbox, seleção de lista e seleção de única opção), assim como labels e responsáveis devem ter exatamente as mesmas opções em ambos os pipes para a automação funcionar.

Você pode usar valores dinâmicos combinando campos ou valores fixos escolhendo entre as opções de campos disponíveis, ou inserindo valores de texto/número manualmente.

Quando você terminar de corresponder os campos, clique em "criar automação" e pronto, sua automação está pronta e funcionando!

AVISO IMPORTANTE:

Sempre que os pipes forem modificados (por exemplo, novas fases forem adicionadas, movidas, campos forem adicionados/deletados, etc.) sua automação pode precisar ser ajustada para não deixar de funcionar. 

É altamente recomendável que você execute testes em sua automação após cada modificação de estrutura de pipe para garantir que seu fluxo de trabalho esteja funcionando corretamente.

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