🔐 Disponible para todos los planes
🎯 Para los que quieren disminuir el trabajo manual utilizando automatizaciones.
⏩ Resumen:
Descubra qué es un evento y una acción de automatización y aprenda cómo configurarlos para disminuir el trabajo manual de su equipo.
Las automatizaciones de Pipefy le permiten reemplazar tareas manuales por acciones automáticas en su pipe, tales como:
Mover tarjetas
Enviar correos electrónicos
Actualizar información en tarjetas y bases de datos
Notificar a personas cuando se excede un plazo
Con ello, usted gana más velocidad en su proceso y aumenta la productividad de su equipo.
¿Cómo funcionan las automatizaciones?
Las automatizaciones de Pipefy funcionan de acuerdo con la lógica evento → acción, es decir, cuando ocurre un evento específico en su pipe, se realiza automáticamente una acción predefinida.
Por ejemplo:
Evento: cuando una tarjeta entra en una fase
Acción: enviar correo electrónico
Cada vez que se dispara o verifica una automatización, Pipefy la cuenta como una tarea de automatización. Al configurar reglas de automatización, esté pendiente del número de tareas de automatización. Cada plan de Pipefy tiene límites específicos.
🔔 Atención: Solo los administradores pueden configurar automatizaciones en un pipe. Obtenga más información sobre funciones y permisos en Pipefy.
¿Cómo empezar?
Acceda al pipe en el cual desea crear la automatización y haga clic en el botón Automatización, en el encabezado.
Haga clic en Crear automatización para comenzar a definir las reglas.
La pantalla de la página de automatizaciones se divide en dos partes:
En la izquierda tenemos los eventos
Y en la derecha las acciones
Primero usted elige el evento, luego la acción.
Eventos
Estos son los eventos que usted puede elegir:
Una tarjeta entra en una fase en un pipe;
Un campo es actualizado en el formulario inicial o en el formulario de fase;
Se crea una tarjeta en el pipe;
Una actividad recurrente para disparar la automatización cada hora, día, semana o mes. La hora elegida sigue el huso horario UTC;
Se activa una alerta para disparar la automatización siempre que una tarjeta se retrase, expire o venza;
Una tarjeta sale de una fase en el proceso;
Se recibe un correo electrónico en el pipe;
Todas las tarjetas conectadas son movidas a una fase. Para que este evento funcione, primero debe conectar pipes;
Se recibe una respuesta de la automatización de solicitud HTTP.
Acciones
Estas son las acciones que usted puede elegir:
Generar con IA;
Enviar una plantilla de correo electrónico del pipe;
Mover una tarjeta a una fase específica en el mismo pipe;
Actualizar un campo de tarjeta o registro en un formulario de fase;
Crear una tarjeta o registro conectado en otro pipe o base de datos;
Crear una tarjeta o registro en el mismo pipe o base de datos;
Mover la tarjeta padre a una fase específica (los pipes deben estar conectados primero);
Distribuir asignados;
Ejecutar una fórmula;
Hacer una solicitud HTTP;
Aplicar reglas de SLA.
Ejemplo de automatización
Supongamos que usted desea crear una automatización para enviar un correo electrónico siempre que una tarjeta entre en una fase.
El primer paso es seleccionar el evento: Una tarjeta entra en una fase.
Después, seleccione la fase en la que entrará.
El último paso es seleccionar la acción. En este caso, Enviar una plantilla de correo.
Usted puede elegir una plantilla de correo electrónico que haya creado anteriormente, o crear una nueva en ese momento.
Cuando termine, haga clic en Crear automatización, déle un nombre y guarde.
¡Listo, su automatización ha sido creada!
Para asegurarse de que esté funcionando correctamente, haga una prueba en su pipe y realice el evento que activará la automatización para probar su comportamiento.
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