Configure uma ação para a automação

⏩ Resumo:

Sempre que um evento ocorrer no seu processo, a automação realiza uma ação em seguida.

Exemplo: sempre que um card entrar em uma fase → enviar um email para um membro da equipe (ação).

Você pode criar automações a partir das seguintes ações:

Após criar um template de email, você pode enviá-lo de um card sempre que um campo for atualizado, o card for movido para outra fase, entre outras opções de eventos.

Essa automação ajuda você a otimizar a comunicação entre equipes e clientes internos ou externos – sem precisar lidar com várias mensagens em uma caixa de entrada ou escrever emails um por um.

👉 Exemplo: em um processo de Atendimento ao Cliente, sempre que um ticket é resolvido, um email confirmando a resolução do chamado é enviado ao cliente.

Mova um card para uma fase específica, automaticamente.

É uma ótima automação para eliminar o trabalho manual, como conferir se campos de um card estão atualizados (e quais as informações preenchidas) antes de movê-lo para uma fase.

👉 Exemplo: em um processo de CRM de Vendas, se um lead é marcado como qualificado, ele será movido da fase Prospecção para Descoberta.

Atualize campos em cards ou em registros de databases automaticamente com as informações que você quiser.

Por exemplo, sempre que um card for movido para uma fase X, atualize o campo de responsável da mesma fase com um membro da equipe.

Outra possibilidade é atualizar um registro de um banco de dados de acordo com as ações que acontecem no card ou na fase.

Por exemplo, em um processo de Funil de Vendas, se um lead vira um cliente, a informação do registro no database é automaticamente atualizada.

🔎 Saiba como criar automações para atualizar cards e registros.

Tais automações são especificamente úteis em processos que têm regras de negócio bem definidas e que necessitam de atualizações constantes, como fluxos de aprovações.

👉 Exemplo: em um processo de Onboarding de Clientes, sempre que um cliente (card) estiver pronto para implementação (fase), atualize o campo de responsável com o Ned Nix.

Para que esta automação ocorra, é preciso criar uma conexão entre pipes ou entre um pipe e um database.

Neste caso, como ação, um card conectado (a um pipe ou database) é criado. O mesmo acontece com o registro de um database conectado.

👉 Exemplo: em um Processo de Compras, sempre que um pedido de compra é pago (movido para a fase Concluído), crie um registro no database Despesas.

Crie um card ou registro de um database a partir dos campos que já existem no pipe.

Para iniciar essa automação, combine os campos de um pipe com os campos de outro pipe (ou com os campos de um database).

Quando estes campos são atualizados, os cards ou registros são atualizados automaticamente com as mesmas informações.

É uma ação especialmente útil para equipes que precisam atualizar as mesmas informações em vários processos e ao mesmo tempo. Assim, eliminam o trabalho manual e evitam dados duplicados (ou repetidos).

👉 Exemplo: use os campos de um processo de Recrutamento para criar registros de novos colaboradores em um database e atualize dados em ambos.

Um card pai tem outros cards conectados a ele (chamados cards filhos).

Nessa automação, sempre que um evento ocorrer em um pipe conectado (como atualizar um campo, mover o card filho, criar um card conectado, entre outras opções), o card pai também é movido.

É uma ótima opção para equipes que trabalham com as mesmas informações em diferentes processos.

👉 Exemplo: cards são conectados nos pipes de Processo de Compras e Relatório de Despesas. Eles compartilham as mesmas informações: custos dos produtos e informações de pagamento (ou seja, campos conectados).

Um card pai representa uma despesa - e compartilha os mesmos dados com um pedido de compra no pipe de Pedidos de Compras.

Sempre que um pedido é pago (card movido para a fase Pago), uma despesa (card conectado) é movido para a fase Aprovação no pipe de Relatório de Despesas.

Facilite a integração da Pipefy com outras ferramentas do seus processos, sem sair da plataforma.

🔎 Saiba como fazer uma requisição HTTP pelo Pipefy

Com a requisição HTTP, basta selecionar o evento que deseja gerar o gatilho e, em seguida selecionar a requisição HTTP para iniciar a comunicação com outro sistema.

👉 Exemplo: sempre que o time Financeiro precisar realizar uma aprovação, envie uma mensagem no canal do time no Slack. Ou sempre que um novo colaborador for onbordado no processo de integração do RH, libere automaticamente o acesso dele a softwares diversos.

➡️ Solicitar acesso à funcionalidade de requisição HTTP

Distribua igualitariamente ou aleatoriamente as demandas do seu processo para os membros da sua equipe.

Por exemplo, sempre que um card for criado, atribua a responsabilidade desse card para uma pessoa diferente do seu time, seguindo uma sequência uniforme. Você poderá selecionar dentre todos os membros do pipe, quais farão parte da rotação, bem como qual estratégia a distribuição obedecerá (estão disponíveis as opções uniforme e aleatória).

É especialmente útil em processos com alto volume de demanda e com 2 ou mais pessoas atuando nessas solicitações, garantindo a maior eficiência possível do seu processo.

👉 Exemplo: em um processo de chamados de TI, sempre que um novo chamado chegar na fase de Backlog, distribua uniformemente cada chamado entre os analistas de TI, preenchendo o campo Analista responsável pelo chamado.

Crie fórmulas de maneira rápida e descomplicada para fazer cálculos durante os processos.

➡️ Solicitar acesso à funcionalidade de fórmulas

Você pode aplicar as seguintes funções:

🔎 Conheça todas as funcionalidades numéricas do Pipefy

👉 Exemplo: Em um Processo de Compras, subtraia o valor negociado do total previsto para o gasto e atualize automaticamente o campo de Descontos.

Crie regras avançadas de SLA para ter mais visibilidade em relação à eficiência do seu time e maior confiabilidade sobre os dados da operação.

Com essa automação, é possível:

Você pode aplicar essa regra toda vez que um card for criado, por exemplo. Dessa forma, o tempo de resolução das solicitações vai levar em consideração apenas os dias e horários de trabalho, excluindo feriados e se adaptando ao fuso horário de cada um.

👉 Exemplo: Em um processo de compras, no qual podem existir muitas pessoas e times envolvidos com diferentes horários de trabalho e localizações, aplique as regras de SLA para que todos tenham visibilidade dos prazos de forma realista e adaptada à realidade de cada um.

🔎 Saiba mais sobre regras avançadas de SLA

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