Receber informações externas diretamente nas fases do processo, e não somente através do Formulário Inicial, já é possível dentro do Pipefy. Em diferentes tipos de processos, você pode querer receber algum dado, arquivo ou informação que não foi inserido anteriormente.

Por exemplo, em um pipe de Solicitações de Marketing quando alguém externo à plataforma tem que aprovar os arquivos criados pelo time interno. Para tanto, um Formulário de Fase pode ser compartilhado, o que confere maior centralização de dados ao processo.

Como utilizar o Formulário de Fase?

Para compartilhar a fase com seus usuários, clientes ou fornecedores, clique no botão Compartilhar, localizado no canto superior do card desejado. Ao clicar no botão, um link vai aparecer com o endereço do Formulário de Fase. Clique no botão para copiar o link. Independentemente da fase, a opção para compartilhar o formulário pode ser acessada.

🔔 Atenção: todo card possui um link único, que vai puxar automaticamente as informações de campos que você preencheu no card. Se você não preencher nenhum campo no card antes de compartilhá-lo, quem abri-lo verá todos os campos disponíveis.

De acordo com as suas necessidades, você pode compartilhar o formulário com campos pré-preenchidos ou não (exibidos com modo de leitura e sem qualquer possibilidade de alteração).

Quando o usuário externo abrir o link, ele verá uma interface bastante similar ao Formulário Público. Entretanto, ao preencher os dados aqui, ele não vai criar um novo card, porém somente atualizar o card já existente dentro do Pipefy com as novas informações. O mesmo fundo de tela aplicado no Formulário Público vai aparecer aqui.

Pronto, ao enviar os dados pelo Formulário de Fase, o respectivo card é atualizado dentro do Pipefy, e a demanda pode continuar até a sua conclusão.

Como compartilhar o link do Formulário de Fase por email templates?

Caso deseje, você pode enviar o link do Formulário de Fase automaticamente para seus usuários, clientes ou fornecedores. Basta criar um template de email e utilizar os campos dinâmicos do template para selecionar o link do Formulário de Fase.

Se você não sabe como criar um template do zero, clique aqui que ensinamos o passo a passo. Se você já sabe como utilizar os templates, basta selecionar o campo dinâmico do card no editor rico de texto, identificado como Card > Current phase link (ele vai puxar automaticamente o link da fase em que o card se encontra).

Depois de ter criado o email template, basta configurar a automação para disparar o envio. Vá até a página de automações e selecione um evento, como Quando um card entrar em uma fase e a ação Enviar um email. Existem vários tipos de ações que acionam o disparo de emails, tudo depende das necessidades do seu processo.

Para saber como configurar automações de templates de email do zero, clique aqui.

Após configurar o envio, emails serão enviados para os destinatários com o link de Formulário de Fase, facilitando a comunicação entre todos os envolvidos e agilizando o processo.

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