Neste artigo:
No Pipefy, qualquer fase em seu processo contém um formulário, o qual você pode habilitar e compartilhar por meio de um link.
Colete informações de clientes internos ou externos no decorrer do processo, sem necessidade de criar novos cards ou pedir que preencham o formulário inicial novamente.
Quando preenchidos por pessoas dentro ou fora do Pipefy, os campos do card que está nesta fase serão preenchidos automaticamente com as respostas fornecidas.
Como compartilhar um Formulário de Fase?
1. Selecione o card que você deseja preencher com novas informações.
2. Clique em Compartilhar.
Nessa tela, você terá a opção de ativar um link compartilhável.
3. Clique no ícone próximo a Link compartilhável desativado.
Ao ativar o formulário, um link para a versão pública do formulário aparecerá abaixo. Você pode copiar o link ou abrir em uma nova aba.
Quando Formulários de Fase viram Tarefas?
O formulário se torna uma tarefa quando o link é compartilhado por meio de um template de email.
Quem receber o email e clicar na tarefa terá acesso a uma página para acompanhar tarefas pelas quais são responsáveis.
Ao clicar em uma tarefa, a pessoa responsável por completá-la poderá acessar e preencher o formulário da fase.
Quando completa, as informações da tarefa preencherão campos da fase do mesmo modo que um formulário compartilhado manualmente por link.
1. Para compartilhar o formulário como tarefa, selecione a opção Compartilhar por e-mail.
Confira um tutorial detalhado de como enviar tarefas por templates de email.
Como deixar o formulário mais seguro?
Para proteger dados sensíveis da sua empresa, você pode optar pelo processo de autenticação. Ou seja, pessoas que acessam o formulário precisam informar seus endereços de email.
1. Clique em Alterar Opções Avançadas.
2. Ative a opção Coletar endereços de e-mail.
Só quando pessoas fornecerem seus endereços de email, poderão enviar informações pelo formulário.
Feito isso, o Pipefy envia um link de confirmação por email ao respectivo endereço de email.
Caso a pessoa tenha uma conta no Pipefy, pode prosseguir com os dados de login.
Os emails recebidos pelos interessados que não possuem conta no Pipefy são válidos por 30 minutos, após isso as pessoas precisam solicitar um novo acesso temporário.