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No Pipefy, qualquer fase em seu processo contém um formulário, o qual você pode habilitar e compartilhar por meio de um link.

Com formulários de fases, você pode coletar informações adicionais de seus clientes internos ou externos no decorrer do processo, sem necessidade de criar novos cards ou pedir que preencham o formulário inicial novamente.

As informações destes formulários não se tornam novos cards, apenas atualizam eles.

Quando preenchidos por pessoas dentro ou fora do Pipefy, os campos do card que está nesta fase serão preenchidos automaticamente com as respostas fornecidas.

Você pode criar um formulário para cada etapa do seu processo, com os campos que quiser. Sempre que um card ir para uma fase, você verá o formulário no lado direito, quando estiver aberto. Mover cards não afeta seus formulários de fase.

Como compartilhar um formulário de fase

  • Abra o pipe.

  • Selecione o card que você deseja preencher com novas informações.

  • Tente encontrar o botão Compartilhar, ao lado direito do nome da fase.

  • Ao clicar no botão Compartilhar, você abrirá um pequeno menu com a opção de ligar ou desligar o formulário da fase.

  • Se você ligar este botão, um link para a versão pública do formulário aparecerá abaixo. Você pode copiar este link ou abrir em uma nova aba.

Como os formulários de fases são?

Formulários de fase têm uma aparência muito parecida com a versão pública do formulário inicial. Cores, imagens de fundo e outras configurações serão as mesmas.

E pronto!

Quando informações são preenchidas e enviadas ao formulário de fase, os campos desta fase serão preenchidos automaticamente.

Ou seja, você não precisará preencher campos de forma manual e poderá mover o card para a próxima fase.

Como compartilhar formulários de fase em templates de email?

Você pode alterar um template de email que já existe ou criar um novo template.

Ao criar a mensagem do email, adicione um campo dinâmico de um card que combina com a seguinte configuração: Card > Link da fase atual.

O Pipefy copiará automaticamente o link da fase atual, na qual o card está.

Como próximo passo, se preferir enviar o link de formulários de fase de forma automática para seus clientes internos ou externos, você pode criar uma automação de email.

Autenticação para acesso ao formulário

Para proteger dados sensíveis da sua empresa, pessoas que acessam o link do seu formulário devem realizar um processo de autenticação por email, comprovando suas identidades.

A autenticação funciona da seguinte forma:

Se você deseja que alguém atualize campos de um card por meio do formulário, você pode solicitar uma tarefa, compartilhando o link (do formulário).

Para acessá-lo, a pessoa deve informar o endereço de email que vai uitlizar para prencher os campos dele. Feito isso, o Pipefy envia um link de confirmação por email ao respectivo endereço de email.

  • Caso a pessoa tenha uma conta no Pipefy, pode prosseguir com os dados de login.

  • Os emails recebidos pelos interessados que não possuem conta no Pipefy são válidos por 30 minutos, após isso as pessoas precisam solicitar um novo acesso temporário.

O autenticador permite que seus clientes internos ou externos interajam com um card por vez. Isso significa que não podem preencher vários cards de uma só vez.

Para isso, você precisa habilitar o link do formulário em outro card, repetindo o processo. Ao serem autenticados, podem completar as tarefas que você solicitou para eles, como completar campos, adicionar anexo, entre outras ações dentro de uma fase.

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