Com a Caixa de Email Compartilhada, gerencie emails da equipe diretamente do Pipefy. Desse modo, você pode receber e enviar emails, além de utilizar recursos poderosos do Pipefy, como etiquetas, prazos, comentários, templates e automação de emails etc.
Todo pipe (o processo dentro do Pipefy) possui um endereço de email específico, que é criado automaticamente de modo aleatório. Para receber emails no pipe, é preciso habilitar o email do próprio pipe e depois redirecionar os emails corretamente.
Habilite o email do pipe
Caso você não tenha baixado um modelo pronto de Caixa de Email Compartilhada da Galeria de Templates, vá no pipe desejado e clique na opção de Emails, no cabeçalho, e então em Configuração de Emails. Depois, habilite a chave de endereço do email do pipe.
Selecione os campos do formulário inicial equivalentes aos campos do email e, pronto, a sua caixa de entrada está habilitada! Agora você deve redirecionar o email desejado (o seu email do time ou da empresa) para o email do pipe. Assim, os emails que chegarem no endereço do Gmail ou Outlook serão enviados para o Pipefy.
🔔 Atenção: Antes de realizar o redirecionamento, você deve ter certeza de que a caixa de entrada do pipe foi configurada corretamente com todos os campos do email (assunto, remetente, anexo etc.). Caso contrário, a caixa de email não funcionará corretamente. Verifique se os campos estão válidos.
Redirecionamento de emails no Pipefy
Se você possui um email de time (como marketing@empresa.com.br) em que é o responsável ou em que várias pessoas compartilham o mesmo acesso, você pode vinculá-lo à Caixa de Email Compartilhada do Pipefy — basta realizar o redirecionamento de emails.
Configurar regras de redirecionamento no Gmail
Clique no link abaixo e siga as etapas para configurar o redirecionamento de emails no Gmail:
Após configurar o redirecionamento de emails no Gmail, um email de confirmação é enviado para o email do pipe. Clique no link diretamente na caixa do Pipefy para validar o redirecionamento.
Todos os emails que você receber no email do Gmail serão enviados para o Pipefy. No Gmail, você pode definir se quer que eles também fiquem salvos no provedor ou sejam automaticamente arquivados; o que for melhor para você.
Configurar regras de redirecionamento no Outlook
No Outlook, há dois tipos de configuração: uma que pode ser realizada no Outlook.com (o acesso direto no navegador) e outra pelo app de emails do Outlook Web App.
Siga as instruções dos links acima e, pronto, sua caixa de entrada do Outlook vai redirecionar os emails para o Pipefy. Ao contrário do Gmail, você não terá que acessar o email de confirmação no Pipefy para validar a operação.
🔔 Atenção: Se você redirecionar emails do Outlook para o Pipefy, é necessário criar uma regra de redirecionamento e não de encaminhamento. Desse modo, as mensagens redirecionadas virão com o endereço do remetente original.
Envio dos emails a partir do Pipefy
Sempre que você responder a uma mensagem direto da Caixa Compartilhada do Pipefy, os destinatários visualizarão o endereço de email do pipe, que é aquele primeiro endereço que você fez a configuração de redirecionamento.
🔔 Atenção: Se você selecionar a opção responder a todos, o email da caixa de entrada é automaticamente adicionado, o que vai gerar um loop de criação indesejado de cards no pipe. Por isso, selecione somente as opções que de fato fazem sentido para cada cenário.
Para definir o endereço de envio, isto é, criar um endereço de email personalizado para as mensagens que saem da caixa de emails, você deve seguir os passos do artigo abaixo. Esta opção está habilitada apenas para usuários do plano Enterprise.
Com os planos Starter (gratuito) e Business, é possível utilizar todos os recursos da Caixa de Email Compartilhada. Contudo, você não pode customizar o endereço de envio, sendo que sempre que responder um email o endereço do pipe será exibido.
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