⏩ Resumen:

Siempre que ocurra un evento en su proceso, la automatización realiza una acción después.

Ejemplo: siempre que una tarjeta entre en una fase (evento) → enviar un correo electrónico a un miembro del equipo (acción).

Usted puede crear automatizaciones a partir de las siguientes acciones:

Después de crear una plantilla de correo electrónico, puede enviarla desde una tarjeta siempre que se actualice un campo, la tarjeta se mueva a otra fase, entre otras opciones de eventos.

Esta automatización le ayuda a optimizar la comunicación entre equipos y clientes internos o externos, sin necesidad de manejar múltiples mensajes en una bandeja de entrada o escribir correos electrónicos uno por uno.

👉 Ejemplo: en un proceso de Atención al Cliente, siempre que se resuelva un ticket, se envía un correo electrónico confirmando la resolución del problema al cliente.

Mueva una tarjeta a una fase específica automáticamente.

Es una excelente automatización para eliminar el trabajo manual, como comprobar si los campos de una tarjeta están actualizados (y qué información está completada) antes de moverla a una fase.

👉 Ejemplo: en un proceso de CRM de Ventas, si un cliente potencial se marca como calificado, se moverá de la fase de Prospección a Descubrimiento.

Actualice campos en tarjetas o registros de bases de datos automáticamente con la información que desee.

Por ejemplo, siempre que se mueva una tarjeta a una fase X, actualice el campo de responsable de esa fase con un miembro del equipo.

Otra posibilidad es actualizar un registro de una base de datos según las acciones que ocurran en la tarjeta o en la fase.

Por ejemplo, en un proceso de Embudo de Ventas, si un cliente potencial se convierte en cliente, la información del registro en la base de datos se actualiza automáticamente.

🔎 Aprende cómo crear automatizaciones para actualizar tarjetas y registros.

Estas automatizaciones son especialmente útiles en procesos que tienen reglas de negocio bien definidas y que requieren actualizaciones constantes, como flujos de aprobación.

👉 Ejemplo: en un proceso de Incorporación de Clientes, siempre que un cliente (tarjeta) esté listo para la implementación (fase), actualice el campo de responsable con Ned Nix.

Para que esta automatización ocurra, es necesario crear una conexión entre pipes o entre un pipe y una base de datos.

En este caso, como acción, se crea una tarjeta conectada (a un pipe o base de datos). Lo mismo ocurre con el registro de una base de datos conectada.

👉 Ejemplo: en un Proceso de Compras, siempre que se pague un pedido de compra (se mueva a la fase de Completado), se crea un registro en la base de datos de Gastos.

Cree una tarjeta o registro de una base de datos a partir de los campos que ya existen en el pipe. Para iniciar esta automatización, combine los campos de un pipe con los campos de otro pipe (o con los campos de una base de datos).

Cuando estos campos se actualizan, las tarjetas o registros se actualizan automáticamente con la misma información.

Es una acción especialmente útil para equipos que necesitan actualizar la misma información en varios procesos y al mismo tiempo. De esta manera, eliminan el trabajo manual y evitan datos duplicados (o repetidos).

👉 Ejemplo: use los campos de un proceso de Reclutamiento para crear registros de nuevos colaboradores en una base de datos y actualice datos en ambos.

Una tarjeta padre tiene otras tarjetas conectadas a ella (llamadas tarjetas hijas).

En esta automatización, siempre que ocurra un evento en un pipe conectado (como actualizar un campo, mover la tarjeta hija, crear una tarjeta conectada, entre otras opciones), también se mueve la tarjeta padre.

Es una excelente opción para equipos que trabajan con la misma información en diferentes procesos.

👉 Ejemplo: las tarjetas están conectadas en los pipes de Proceso de Compras e Informe de Gastos. Comparten la misma información: costos de productos e información de pago (es decir, campos conectados).

Una tarjeta padre representa un gasto - y comparte los mismos datos con un pedido de compra en el pipe de Pedidos de Compra.

Siempre que se pague un pedido (tarjeta movida a la fase de Pagado), un gasto (tarjeta conectada) se mueve a la fase de Aprobación en el pipe de Informe de Gastos.

Distribuya equitativamente o aleatoriamente las demandas de su proceso entre los miembros de su equipo.

Por ejemplo, siempre que se cree una tarjeta, asigne la responsabilidad de esa tarjeta a una persona diferente de su equipo, siguiendo una secuencia uniforme. Usted podrá seleccionar entre todos los miembros del pipe, quienes formarán parte de la rotación, así como qué estrategia seguirá la distribución (las opciones uniforme y aleatoria están disponibles).

Es especialmente útil en procesos con un alto volumen de demanda y con 2 o más personas trabajando en estas solicitudes, garantizando la mayor eficiencia posible de su proceso.

👉 Ejemplo: en un proceso de solicitudes de TI, siempre que llegue una nueva solicitud a la fase de Lista de Pendientes, distribuya uniformemente cada solicitud entre los analistas de TI, llenando el campo Analista responsable de la solicitud.

Cree fórmulas de manera rápida y sencilla para realizar cálculos durante los procesos.

Usted puede aplicar las siguientes funciones:

🔎 Conozca todas las funcionalidades numéricas de Pipefy

👉 Ejemplo: En un Proceso de Compras, reste el valor negociado del total previsto para el gasto y actualice automáticamente el campo de Descuentos.

Facilite la integración de Pipefy con otras herramientas de sus procesos, sin salir de la plataforma.

🔎 Aprende cómo hacer una solicitud HTTP por Pipefy

Con la solicitud HTTP, simplemente seleccione el evento que desea generar como disparador y luego seleccione la solicitud HTTP para iniciar la comunicación con otro sistema.

👉 Ejemplo: siempre que el equipo Financiero necesite realizar una aprobación, envíe un mensaje en el canal del equipo en Slack. O siempre que se onboardee a un nuevo colaborador en el proceso de integración de Recursos Humanos, libere automáticamente su acceso a varios softwares.

Cree reglas avanzadas de SLA para tener más visibilidad sobre la eficiencia de su equipo y mayor confiabilidad en los datos de operación.

Con esta automatización, usted puede:

Usted puede aplicar esta regla cada vez que se cree una tarjeta, por ejemplo. De esta manera, el tiempo de resolución de las solicitudes solo tomará en cuenta los días y horas laborales, excluyendo días festivos y adaptándose a cada huso horario.

👉 Ejemplo: En un proceso de adquisiciones, en el que pueden participar muchas personas y equipos con diferentes horarios laborales y ubicaciones, aplique las reglas de SLA para que todos tengan visibilidad de los plazos de manera realista y adaptada a la realidad de cada uno.

🔎 Aprende cómo funcionan las reglas avanzadas de SLA.

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