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Dentre as várias opções de automação de emails que temos no Pipefy, é possível criar disparos automáticos que funcionam conforme as datas de vencimento. Contudo, não somente no dia do vencimento, porém antes ou depois da data desejada.
Este tipo de cenário é bastante interessante quando você quer fazer algum tipo de lembrete ao cliente, colaborador ou solicitante, ao dizer, por exemplo, que faltam X dias para o vencimento de um card específico. Vamos lá!
🔔 Atenção: você deve ter a permissão de admin do pipe para realizar as configurações ou ter a permissão concedida por um membro admin.
Primeiro passo: criar uma fase específica
Primeiro, precisamos criar a fase que irá receber os cards que atendem o requisito para enviar um email antes ou depois da data de vencimento.
Crie a fase com o nome que fizer mais sentido para o seu processo; sugerimos algo genérico como Lembrete de Vencimento.
Depois de criar a fase, é hora de criar as automações. Vamos lá!
Segundo passo: crie uma automação recorrente
Clique no botão Automatizar, localizado no cabeçalho do pipe e então em Criar automação.
Do lado esquerdo, selecione o evento Uma atividade recorrente. A frequência da atividade recorrente fica ao seu critério. Como exemplo, vamos selecionar: a cada meia-hora. Do lado direito, selecione o gatilho Mover o card e então o pipe e a fase desejados (vamos usar aqui a fase de exemplo que criamos antes, Lembrete de Vencimento).
Depois disso, clicamos em + Adicionar cenário. Se queremos que o card seja movido 7 dias antes do vencimento, selecionamos o campo de data e então, na seção Relativo, a opção Exatamente. Basta escolher o número de dias desejados e a opção de dias, atrás ou adiante. Por último, clique em Selecionar ação e depois em Salvar automação.
Pronto! Configuramos a primeira automação. Vamos configurar a segunda parte!
Terceiro passo: criar uma automação para enviar emails
🔔 Atenção: antes de configurar a automação para enviar emails, você deve criar templates de email com as mensagens que quer para este cenário específico.
Clique no botão Automatizar, localizado no cabeçalho do pipe e então em Criar automação.
Do lado esquerdo, selecione o evento Um card entrar em uma fase e então a fase que criamos antes, Lembrete de Vencimento. Do lado direito, selecione o evento Enviar um template de email. Por último, basta selecionar o template de email que você criou e então salvar a automação!
A partir de agora os cards serão movidos automaticamente para a fase que criamos, e assim que chegarem à fase um template de email será disparado de modo automático! Com isso, você tem uma automação para enviar templates de email nas datas que desejar, e não somente no dia do vencimento.
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