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Cada pipe tem sua própria caixa e endereço de email, que podem ser utilizados para receber novas solicitações e, com isso, criar novos cards em um pipe.

Além disso, você pode utilizar se comunicar por email com as partes interessadas e coletar os dados necessários, com as informações e o histórico registrados diretamente no card da solicitação.

No Pipefy, chamamos esse recurso de Caixa de Email Compartilhada, pois todos os membros do seu pipe têm acesso a ela.

Use esta ferramenta para agilizar a gestão de emails e ter visibilidade de todas as mensagens trocadas.

Neste artigo, vamos explorar:

  • Como acessar sua caixa de emails no Pipefy

  • A anatomia da Caixa de Email Compartilhada

  • Configuração

  • Como enviar emails

  • Gerenciamento de mensagens

  • Casos de uso

Como acessar sua caixa de emails no Pipefy

Abra seu pipe e clique na aba Email que está no cabeçalho.

Anatomia da Caixa de Email Compartilhada

Podemos dividir essa ferramenta em 4 partes:

  1. Menu esquerdo, que contém funcionalidades e atalhos

  2. Caixa de Entrada com emails enviados e recebidos

  3. Visualizador e editor de emails

  4. Menu direito, onde podemos verificar informações relacionadas ao card e movê-lo para outra fase

Configuração

Como as mensagens que você recebe no seu email do pipe podem criar ou atualizar um card, você precisa escolher quais informações do email serão equivalentes aos campos do card.

Por exemplo, em um processo de compras:

  • O remetente corresponde ao solicitante

  • E o assunto do email, os itens solicitados

Para configurar sua Caixa de Email Compartilhada, abra e clique em Configurações de email.

Depois, clique no botão de liga/desliga e vá para opções avançadas, onde você poderá combinar as informações do email com os campos do formulário inicial.


📌 Para fazer esta configuração, você deve utilizar campos específicos:

  • Nome do remetente, destinatário, cc e assunto: texto curto

  • Email do remetente: email

  • Corpo do email: texto longo

Se precisar, confira como editar um formulário inicial.


Como enviar um email

Clique no botão Compor email.

Escolha qual card você quer atrelar sua mensagem.

Se não houver nenhum, ou se você quiser criar um novo, clique em Adicionar.

Ao digitar sua mensagem, você pode formatar o texto, adicionar anexos, inserir imagens, links, assinaturas e utilizar templates de email.


📌 Você pode disparar emails manualmente para até 10 pessoas por mensagem. Confira boas práticas para enviar emails pelo Pipefy.


Gerenciando emails na Caixa Compartilhada

No Pipefy, você pode adicionar etiquetas e pessoas específicas do seu time como responsáveis por um email, além de definir datas de vencimento.

Você verá estas funcionalidades quando abrir o email.

Ao modificar essas opções, você também modifica o card conectado ao email.


📌 Quando alguém do seu time ler um email, ele vai aparecer como lido para todos os membros do pipe.


Casos de uso

Aqui estão algumas situações em que a Caixa de Email Compartilhada é bastante útil:

Cobrança

Crie um Template de Email para enviar faturas para que você não precise digitar a mesma mensagem toda vez que precisar cobrar um cliente.

Use a Caixa de Email Compartilhada para entrar em contato facilmente com clientes,estabelecer um bom relacionamento e receber pagamentos no prazo.

Gerenciamento de solicitações

Geralmente, times de RH e de Financeiro recebem solicitações de diversos departamentos. Como estes pedidos podem envolver diferentes partes, seu processo pode ficar bastante bagunçado se não existir uma comunicação centralizada.

A Caixa de Email Compartilhada resolve este problema, pois além de receber solicitações por ela, você pode configurar automações para pedir aprovações e contactar terceiros.

Recursos Humanos

Use a Caixa de Email Compartilhada para centralizar currículos, enviar feedback aos candidatos sobre o processo de recrutamento, solicitar aprovações, enviar cronogramas de integração/treinamento para novos funcionários, enviar emails para notificar toda a empresa sobre novos benefícios, políticas, etc.

Suporte ao cliente

Receba chamados e interaja com seus clientes pela Caixa de Email Compartilhada.

Você pode encaminhar as mensagens para pessoas específicas, e informar o estado dos chamados automaticamente.

Vendas

Da prospecção à entrega do produto, a Caixa de Email Compartilhar vai ajudar a manter a comunicação alinhada entre as partes em todas as etapas do seu funil de vendas.

Use-a para agendar reuniões de follow-up, enviar propostas, pedir assinaturas, e até mesmo para nutrir leads.

Participe da Comunidade do Pipefy para tirar dúvidas, compartilhar sua opinião e conversar com outros membros.

Aproveite também os cursos gratuitos da Pipefy Academy para aprender a desfrutar ao máximo todos os recursos da nossa plataforma.

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