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A Caixa de Email Compartilhada faz parte de um Pipe. Use essa funcionalidade para enviar e receber emails, centralizando todas as mensagens.

Essa ferramenta incentiva a colaboração e produtividade na sua equipe, e te dá controle e visibilidade dos emails trocados.

Na Caixa de Email Compartilhada você pode adicionar etiquetas de prioridade, selecionar responsáveis, definir prazos de entrega e muito mais. Você também pode usar Templates de Emails e Automações, tornando seu processo ainda mais ágil.

Neste artigo, você vai aprender a:

Configure a Caixa de Email Compartilhada

Todos os emails dentro do Pipefy estão atrelados a um Card, que centraliza os emails trocados, as informações e tarefas relacionadas a ele. Por isso, para enviar um email, é preciso obrigatoriamente conectá-lo a um Card.

Os Pipes, que aqui são representados pelas caixas de email compartilhadas de determinado time ([email protected] / [email protected] / [email protected]), possuem um endereço de email próprio, gerado automaticamente pelo Pipefy.

É possível utilizar um Pipe que você criou anteriormente como Caixa de Email Compartilhada também, sem necessidade de ter que criar um do zero. Basta modificar o modo de visualizar o processo, no cabeçalho do pipe, e escolher Email.

Os cards são criados de modo automático sempre que um novo email chega ao endereço de email do seu pipe. Para tanto, é preciso configurar quais informações do email serão equivalentes aos campos do card. Por exemplo, o campo de email do remetente é o equivalente ao campo de email do solicitante.

É com este primeiro email recebido que todas as trocas de informações ocorrem e que você consegue utilizar outros recursos valiosos de gestão de emails no Pipefy.

🔔 Atenção: Caso você baixe um template de Caixa de Email Compartilhada da Galeria de Templates, ele já virá com os campos da caixa de email pré-configurados. Você sempre pode alterar os campos e customizar o template como quiser. Se você criar um pipe do zero ou for configurar o email em um pipe já existente, será preciso configurar os campos equivalentes.

Aprenda a configurar a sua caixa de entrada de email.

Como enviar emails no Pipefy

A interface da caixa de email é dividida em quatro áreas principais:

  1. O menu lateral esquerdo, em que estão vários recursos e atalhos;

  2. A coluna em que você vê os emails recebidos, nome do remetente etc;

  3. O conteúdo dos emails em si e o editor para responder as mensagens;

  4. O menu lateral direito, que possui informações relacionadas à fase e ao card.

Para enviar um email, clique no botão Compor email, localizado no canto superior esquerdo. Selecione o Card ao qual você quer vincular este email. Caso não exista um Card, clique em +Adicionar para criar um email do zero (um Card será criado automaticamente).


📌 Você pode enviar emails manualmente para até 10 pessoas por mensagem. Você deve oferecer uma opção de cadastramento e seguir as boas práticas para envio de emails do Pipefy, baseadas em nossos Termos de Uso e na nossa Política de Privacidade. Saiba mais.


Existem vários recursos que você pode utilizar para aprimorar a gestão de emails do time. Encontramos as opções de Adicionar responsável, Vencimento, Adicionar Etiquetas, Marcar como lido/não lido, e no menu superior do email.

Essas ações estão atreladas ao Card, e não exclusivamente ao email que você está visualizando, já que o mesmo Card pode ter um fluxo de várias mensagens, com respostas, encaminhamentos e muito mais.

Você também pode imprimir o email se quiser.

Adicione responsáveis do seu time para emails específicos, de modo que fique claro quem deve responder quem. Com datas de vencimento, priorize facilmente quais emails estão próximos do prazo de resposta ou não.

As etiquetas podem ser níveis diferentes de prioridade ou representar o que você quiser, como tipo de clientes, categorias entre outros. O corpo de email funciona como as caixas de emails que você já conhece: adicione anexos, formate o texto, insira imagens e assinaturas, encaminhe para diferentes destinatários etc.

🔔 Atenção: Quando um membro do time ler um email, ele aparecerá como lido para todos os membros da Caixa de Email Compartilhada.

Para atualizar sua caixa de emails, clique no botão Recarregar.

Use as setas no final da segunda coluna para navegar entre emails mais novos e mais antigos.

Crie templates de email para economizar tempo

Crie Templates com campos dinâmicos, que se preenchem automaticamente conforme as informações selecionadas por você. Desse modo, você consegue economizar tempo com mensagens repetitivas e garantir que todas as informações necessárias sejam enviadas corretamente.

Para tanto, clique no botão de Templates de Email no menu lateral esquerdo, e crie um modelo que atenda às suas necessidades.

Aprenda a criar templates de email.

Semelhante aos campos dinâmicos dos templates de email, você também pode criar respostas salvas, que nada mais são do que modelos de respostas pré-preenchidos. Para selecionar respostas salvas na hora de escrever um email, basta clicar no ícone da folha ao lado do botão Enviar. O menu de respostas vai abrir e você vai poder escolher ou criar novas respostas dinâmicas para seus emails.

Automação de emails para um fluxo de mensagens ágil

Para obter um fluxo de emails agilizado e à prova de erros, crie automações de Templates de Email. No menu de automações, você pode criar automações com seus Templates de Email, construindo um fluxo inteligente de comunicação. Automações ocorrem de acordo com os eventos que você definir, quando determinados critérios são cumpridos.

Se quiser, você pode configurar um Template de Email como padrão para suas mensagens.

Gerencie o fluxo de emails da Caixa de Email

Os emails dentro da Caixa de Email Compartilhada são elementos de um processo no Pipefy, que é composto por fases. Essas fases são customizáveis, passos no processo até a sua conclusão. No caso da Caixa de Emails, fases pelas quais a mensagem passa até ser concluída — como execução, aprovação, escalação, pendências etc.

A última coluna da Caixa de Email Compartilhada traz informações relacionadas ao card e à fase. No topo, você pode ver detalhes do card (itens de exibição que também podem ser customizados), e logo abaixo é possível mover o card de fase. Por exemplo, quando a solicitação é solucionada você move o card para a fase Finalizado.

Assim você obtém um controle sobre o fluxo de emails e consegue saber em qual fase cada email está. Logo abaixo da opção de mover cards de fase, é possível adicionar comentários. Aqui você pode marcar membros do time e escrever comentários que são salvos somente dentro do Pipefy; os destinatários não veem as mensagens trocadas aqui. Assim, toda comunicação é centralizada em apenas um lugar.

Mude a forma de visualizar o processo quando quiser. Por exemplo, ao clicar em Kanban, você vê um quadro com todas as fases dispostas com colunas lado a lado, e cada um dos cards contém os emails trocados sobre determinado assunto. A qualquer momento você pode trocar entre esses modos de visualização.

Configure o redirecionamento de emails para a Caixa de Email Compartilhada

Tanto o endereço do pipe como o endereço de cada um dos cards é gerado automaticamente pelo Pipefy, e contém vários caracteres aleatórios. Você pode redirecionar um email existente, como [email protected], para o email do Pipefy e receber todos os emails direto na Caixa de Email Compartilhada.

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