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Se um card ultrapassa o prazo de vencimento, ou está demorando muito para ser concluído, você pode configurar alertas para notificar seu time automaticamente.
Existem 3 tipos de alertas no Pipefy:
Utilize para controlar SLAs e disparar automações.
Neste artigo, você também vai encontrar algumas perguntas frequentes, e exemplos de como utilizar essa funcionalidade no seu dia a dia.
Alerta de vencimento
Para que serve?
Avisa os responsáveis por um card quando ele ultrapassou o prazo de vencimento.
Onde aparece?
No card aberto, o alerta de vencimento está no topo. No card fechado, está na parte inferior, ao lado de um ícone de calendário.
Se o alerta está amarelo, significa que a data de vencimento está se aproximando. Se está vermelho, a data de vencimento já passou. Mas, se está cinza, significa que está dentro do prazo.
Card aberto:
Card fechado:
Como configurar?
Se o formulário inicial possui um campo de data de vencimento, você vai defini-la ali mesmo, ao preencher as informações solicitadas.
Se o formulário inicial não possui este campo, você pode abrir o card depois que ele for criado e clicar no ícone de calendário para definir a data de vencimento.
As alterações são salvas automaticamente, e você também pode deixar a data em branco.
Alerta de atraso
Para que serve?
Este alerta define o tempo máximo de permanência (SLA) de um card em uma fase. Use para limitar quanto tempo uma tarefa pode levar em uma etapa específica do seu processo.
Por exemplo:
Em um processo de compras, o prazo de aprovação de um pedido é de no máximo 5 dias.
Em um funil de vendas, o SDR tem o prazo de 1 hora para retornar o primeiro contato de um cliente.
Onde aparece?
Quando o card estiver atrasado, você vai encontrar um relógio amarelo no topo dele.
A quantidade de cards atrasados em uma fase parece no ícone de relógio amarelo logo ao lado do nome dela.
Como configurar?
Mova o cursor em cima do nome da fase. (1) Clique no botão de engrenagem para editar e (2) vá para as opções avançadas.
Desça a página para encontrar a opção de alerta de atraso. Configure um SLA baseado em minutos, horas ou dias.
Alerta de expirado
Para que serve?
Define o tempo máximo de permanência de um card em um pipe até que seja completado. Use para limitar quanto tempo uma tarefa vai levar para percorrer todo o seu processo.
Por exemplo:
Um pedido de compra não pode levar mais do que 30 dias para ser analisado e aprovado.
Uma oportunidade de venda não pode ficar mais de 90 dias em um funil antes de se tornar "fria"e considerada como perdida.
Onde aparece?
Como um ícone de relógio vermelho no tipo do card, e ao lado do nome da fase, indicando quantos cards expirados tem ali.
Como configurar?
Clique no botão de engrenagem no topo do pipe. Vá para as configurações do pipe, e procure a opção alerta de expirado.
Defina o SLA em minutos, horas ou dias. Você pode definir alertas para prazos de vencimento que levam em consideração apenas os dias de semana. Desse modo, os dias contabilizados excluem automaticamente os finais de semana e facilitam o acompanhamento do prazo de cada card.
Este tipo de configuração pode ser realizada em alertas de todos os tipos: vencimento, atraso e expirado. Para permitir que somente os dias de semana sejam contabilizados para os alertas, clique no botão de liga/desliga.
Perguntas frequentes
O que acontece se eu modificar o SLA depois que um card estiver atrasado ou expirado?
A modificação vai valer apenas para novos cards, e quando um card é movido pela primeira vez para uma fase que possui um SLA.
Alertas antigos não serão alterados.
O que significam os pequenos relógios na parte inferior de um card?
São marcadores. O primeiro relógio mostra há quanto tempo o card foi criado; o segundo há quanto tempo ele está na fase atual; e o terceiro quando foi a última atualização.
Para mostrar/esconder esses marcadores, vá para as configurações da empresa, e marque/desmarque a opção que diz: "exibir marcadores de tempo no card".
Exemplos de uso
Vamos ver na prática como utilizar alertas do Pipefy no seu dia a dia de trabalho:
Serviço ao Cliente
Ao customizar alertas aos seus processos de Sucesso do Cliente ou de Suporte, a equipe pode acompanhar, facilmente, os prazos de contato e nunca deixar um cliente esperando por um retorno.
Crie alertas para enviar emails de follow-up em tempo, ou customize alertas de expirado (que se aplicam ao pipe por completo) para manter um padrão durante a resolução de tickets.
Recursos Humanos
Crie alertas do Pipe para acompanhar o progresso de candidatos e não deixe-os esperando por respostas ou feedbacks de suas entrevistas.
Por meio de alertas de vencimento, acompanhe a jornada de novos colaboradores, gerenciando a participação deles em reuniões ou handoffs às suas respectivas equipes.
Financeiro
Garanta que seu time não lide com taxas ou penalizações por não realizar pagamentos nas datas estabelecidas e acompanhe prazos antes que sejam ultrapassados.
Para isso, é possível customizar alertas de atraso para um Card, fase ou alertas de expirado para todo o Pipe de Contas a Pagar.
Marketing
Acompanhe entregas da equipe de Marketing ao criar alertas de SLA (do inglês, Service Level Agreement), como alertas de vencimento. Assim, os solicitantes recebem as respostas que esperam no tempo estimado.
Ainda, é possível criar um padrão de prazo das entregas de Solicitações de Marketing ao configurar um alerta de expirado para todo o Pipe, deixando membros da equipe informados quando a solicitação ultrapassar o tempo estimado.
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