Como criar automações

Otimize seu tempo. Crie um processo ágil com as automações do Pipefy.

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Escrito por Grazi Sabatini
Atualizado há mais de uma semana

🔐 Disponível para todos os planos

🎯 Para quem quer diminuir o trabalho manual utilizando automações

⏩ Resumo:

Descubra o que é um evento e uma ação de automação e aprenda como configurá-los para diminuir o trabalho manual da sua equipe.

As automações do Pipefy permitem que você substitua tarefas manuais por ações automáticas no seu pipe, como:

  • Mover cards

  • Enviar emails

  • Atualizar informações em cards e databases

  • Notificar pessoas quando um prazo é ultrapassado

Com isso, você ganha mais velocidade no seu processo e aumenta a produtividade do seu time.

Como as automações funcionam?

As automações do Pipefy funcionam de acordo com a lógica eventoação, ou seja, quando um evento específico acontece no seu pipe , uma ação pré-definida ocorre automaticamente.

Por exemplo:

  • Evento: quando um card entrar em uma fase

  • Ação: enviar email

Sempre que uma automação é disparada ou verificada, o Pipefy a contabiliza como uma tarefa de automação. Ao configurar regras de automação, fique de olho no número de tarefas de automação. Cada plano do Pipefy tem limites específicos.

🔔 Atenção: Apenas administradores podem configurar automações em um pipe. Saiba mais sobre funções e permissões no Pipefy.

Como começar?

Acesse o pipe no qual você quer criar a automação e clique no botão Automação, no cabeçalho.

Clique em Criar automação para começar a definir as regras.

A tela da página de automações é dividida em duas partes:

  • Na esquerda temos os eventos

  • E na direta as ações

Primeiro você escolhe o evento, depois a ação.

Eventos

Estes são os eventos que você pode escolher:

  • Um card entrar em uma fase em um pipe;

  • Um campo for atualizado no formulário inicial ou no formulário de fase;

  • Um card for criado no pipe;

  • Uma atividade recorrente para disparar a automação a cada hora, dia, semana ou mês. O horário escolhido segue o fuso UTC;

  • Um alerta é acionado para disparar a automação sempre que um card ficar atrasado, expirado ou vencido;

  • Um card sair de uma fase no processo;

  • Um email for recebido no pipe;

  • Todos os cards conectados forem movidos para uma fase. Para este evento funcionar, você precisa conectar pipes primeiro;

  • Uma resposta for recebida da automação de requisição HTTP.

Ações

Estas são as ações que você pode escolher:

  • Envie um template de email do pipe

  • Mova um card para uma fase em específico no mesmo pipe

  • Atualize um campo em um formulário de fase

  • Crie um card ou registro conectado em outro pipe ou database

  • Crie um card ou registro no mesmo pipe ou database

  • Mova o card pai para uma fase específica (os pipes precisam estar conectados primeiro)

  • Distribua responsáveis

  • Aplique uma fórmula

  • Faça uma requisição HTTP

  • Crie com IA

Exemplo de automação

Vamos supor que você queira criar uma automação para disparar um email sempre que um card entrar numa fase.

O primeiro passo é selecionar o evento: Um card entrar em uma fase.

Depois, selecione a fase que ele vai entrar.

O último passo é selecionar a ação. Neste caso, Envie um template de email.

Você pode escolher um template de email que criou anteriormente, ou criar um novo na hora.

Quando terminar, clique em Criar automação, dê um nome para ela e salve.

Pronto, sua automação foi criada!

Para garantir que ela está funcionando corretamente, faça um teste no seu pipe e realize o evento que irá ativar a automação para testar o comportamento dela.

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