Tempo estimado de leitura: 4 minutos

O que é uma automação?

A automação é uma das ferramentas avançadas do Pipefy. Através das automações você consegue eliminar etapas do seu processo que não precisam ser realizadas manualmente, liberando tempo da sua equipe para que se tornem mais eficientes e concentrem seus esforços em atividades para agregar valor ao processo.

Este recurso permite que uma ação seja automaticamente acionada quando um evento específico ocorre em um de seus pipes. As automações funcionam de acordo com uma lógica de “evento > ação”: quando um evento pré-determinado “X” acontece, uma ação pré-determinada “Y” automaticamente acontecerá.  

O que é um evento?

Um evento é algo que acontece no Pipefy para disparar uma automação de ação subsequente. 

Exemplo: Toda vez que um card é finalizado (entra na fase “finalizado”) no seu Pipe de Vendas. Nesse caso, o evento é “quando um card é movido” para a fase “finalizado”.

O que é uma ação?

A ação é o que acontece depois que a automação é disparada.

Exemplo: Toda vez que um card é finalizado no seu Pipe de Vendas, um card conectado é criado no Pipe de Contas a Receber. Nesse caso, a ação é “criar um novo card conectado”.

Quais eventos estão disponíveis?

  • Quando um card é criado: Dispara uma automação quando um card é criado em um pipe específico;
  • Quando um card é movido: Um card é movido para uma fase específica de um pipe específico;
  • Quando um card é atualizado: Um campo é preenchido ou o valor nele contido é modificado (não funciona para campos preenchidos quando o card está sendo criado);
  • Quando todos os cards conectados forem movidos para uma fase: Todos os cards conectados são movidos para uma fase específica (esse evento requer que uma conexão entre pipes seja criada antes de criar a automação);
  • Atividades recorrentes*:  Executa a ação a cada hora, cada dia, cada semana ou cada mês (a tempos/dias definidos)
  • Quando um alerta é acionado: Executa a ação quando um card se torna atrasado, expirado ou vencido em um pipe específico;
  • Quando um email é recebido: Dispara a automação quando um card recebe um email;

*Ao configurar uma atividade recorrente, o horário utilizado é o UTC, o que significa que se você deseja que card seja criado todos os dias às 7 da manhã no seu horário, você precisa checar seu fuso horário e adicionar/subtrair a diferença do UTC. O horário de Brasília, por exemplo, é -3 UTC. O que significa que se você morar no horário de Brasília e quiser que sua automação de atividade recorrente dispare às 7 da manhã, precisa colocar sua automação para as 10 horas UTC.

Quais ações estão disponíveis?

  • Criar um novo card em um pipe:  Um novo card é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes; 
  • Criar um novo card conectado: Um novo card conectado é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes (essa ação requer que você crie uma conexão entre os pipes antes de criar a automação);
  • Mover o card pai:  O card pai é movido para uma fase específica (essa ação requer que você crie uma conexão entre os pipes antes de criar a automação);
  • Atualizar o valor de um campo:  O valor de um campo específico é atualizado/preenchido automaticamente (essa ação apenas permite que os usuários atualizem campos que pertençam ao mesmo pipe do evento);
  • Mover um card:Um card é movido para uma fase específica no mesmo pipe em que a ação ocorreu;

Gostaria de entender um pouco mais sobre os benefícios da Automação? Clique no vídeo abaixo! 

Automações facilitam a vida de muitas equipes ao eliminar o trabalho em dobro, permitindo que as pessoas gastem menos tempo com tarefas manuais e repetitivas.

Aqui vão alguns exemplos de como você pode utilizar automações em seu departamento:

Serviço ao Cliente

Ao utilizar a lógica condicional, presentes em automações do Pipefy, é possível tornar automáticas atividades como escalonar tickets às pessoas específicas da equipe de Suporte ou selecionar responsáveis pela jornada de onboarding de um ou mais clientes.

Além disso, há várias outras possibilidades de automações que facilitam a vida do profissional de Serviço ao Cliente, como mover clientes/contas para a próxima fase do processo quando um campo da fase anterior for preenchido.

Recursos Humanos

Atividades como coletar assinaturas, atualizar o progresso do candidato no processo de recrutamento (ao movê-lo de uma fase para outra, por ex.) ou de um colaborador no processo de onboarding, podem ser automáticas para que o trabalho manual seja mitigado.

Assim, a equipe de RH não precisa lidar com a perda de tempo exigida ao mover candidatos e colaboradores entre diferentes fases ou processos. Atualize informações automaticamente, garantindo que possíveis talentos sejam analisados e encontrados!

Financeiro

Elimine tarefas manuais exigidas de sua equipe, como copiar e colar dados de um software de pagamentos para outra plataforma. Automatize a confirmação do recebimento e envio de faturas, recibos e outros documentos, reduzindo o risco de atrasos ou inexatidões.

A sua equipe financeira também pode criar regras baseadas em condições para enviar informações de uma fase do processo para outra, ou designar pessoas específicas para lidar com solicitações (como aprovação de pagamento, por ex.).

Use integrações customizadas para aperfeiçoar seus processos

Você pode aperfeiçoar suas automações por meio de integrações customizadas (disponível para planos Enterprise). O Pipefy permite que você conecte seus processos com qualquer software, de ERPs às ferramentas de contabilidade, entre inúmeras outras possibilidades.

Assim, você pode evitar o trabalho em dobro e transformar tarefas manuais (como atualizar uma nova vaga no site da empresa ou um diretório para um cliente, e enviar recibos eletrônicos para fornecedores) em estratégias ainda mais eficientes!

Conteúdo relacionado:

Usos avançados de automação:

Encontrou sua resposta?