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O que é uma automação?

A automação é uma das ferramentas avançadas do Pipefy. Através das automações você consegue eliminar etapas do seu processo que não precisam ser realizadas manualmente, liberando tempo da sua equipe para que se tornem mais eficientes e concentrem seus esforços em atividades para agregar valor ao processo.

Este recurso permite que uma ação seja automaticamente acionada quando um evento específico ocorre em um de seus pipes. As automações funcionam de acordo com uma lógica de “evento > ação”: quando um evento pré-determinado “X” acontece, uma ação pré-determinada “Y” automaticamente acontecerá.  

O que é um evento?

Um evento é algo que acontece no Pipefy para disparar uma automação de ação subsequente. 

Exemplo: Toda vez que um card é finalizado (entra na fase “finalizado”) no seu Pipe de Vendas. Nesse caso, o evento é “quando um card é movido” para a fase “finalizado”.

O que é uma ação?

A ação é o que acontece depois que a automação é disparada.

Exemplo: Toda vez que um card é finalizado no seu Pipe de Vendas, um card conectado é criado no Pipe de Contas a Receber. Nesse caso, a ação é “criar um novo card conectado”.

Quais eventos estão disponíveis?

  • Quando um card é criado: Dispara uma automação quando um card é criado em um pipe específico;
  • Quando um card é movido: Um card é movido para uma fase específica de um pipe específico;
  • Quando um card é atualizado: Um campo é preenchido ou o valor nele contido é modificado (não funciona para campos preenchidos quando o card está sendo criado);
  • Quando todos os cards conectados forem movidos para uma fase: Todos os cards conectados são movidos para uma fase específica (esse evento requer que uma conexão entre pipes seja criada antes de criar a automação);
  • Atividades recorrentes*:  Executa a ação a cada hora, cada dia, cada semana ou cada mês (a tempos/dias definidos)
  • Quando um alerta é acionado: Executa a ação quando um card se torna atrasado, expirado ou vencido em um pipe específico;
  • Quando um email é recebido: Dispara a automação quando um card recebe um email;

*Ao configurar uma atividade recorrente, o horário utilizado é o UTC, o que significa que se você deseja que card seja criado todos os dias às 7 da manhã no seu horário, você precisa checar seu fuso horário e adicionar/subtrair a diferença do UTC. O horário de Brasília, por exemplo, é -3 UTC. O que significa que se você morar no horário de Brasília e quiser que sua automação de atividade recorrente dispare às 7 da manhã, precisa colocar sua automação para as 10 horas UTC.

Quais ações estão disponíveis?

  • Criar um novo card em um pipe:  Um novo card é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes; 
  • Criar um novo card conectado: Um novo card conectado é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes (essa ação requer que você crie uma conexão entre os pipes antes de criar a automação);
  • Mover o card pai:  O card pai é movido para uma fase específica (essa ação requer que você crie uma conexão entre os pipes antes de criar a automação);
  • Atualizar o valor de um campo:  O valor de um campo específico é atualizado/preenchido automaticamente (essa ação apenas permite que os usuários atualizem campos que pertençam ao mesmo pipe do evento);
  • Mover um card:Um card é movido para uma fase específica no mesmo pipe em que a ação ocorreu;

Gostaria de entender um pouco mais sobre os benefícios da Automação? Clique no vídeo abaixo! 

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