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Sumário:
Use as automações do Pipefy para automatizar etapas dos seus processos, substituir tarefas manuais e aumentar a produtividade da sua equipe.
As automações funcionam seguindo a lógica evento → ação, ou seja, quando um determinado evento acontece, uma ação específica é automaticamente realizada.
Por exemplo: Quando um card entrar na fase "Finalizado" do seu pipe de CRM de Vendas, um email será automaticamente disparado.
Para acessar essa funcionalidade, clique em Automatizar no cabeçalho do pipe no qual você quer adicioná-la.
Você também pode acessar esse recurso em Configurações, no canto superior direito da tela.
📌 Lembre-se: para configurar uma automação em um pipe, você deve ser um usuário com permissão de administrador.
Se você é membro administrador da sua organização no Pipefy, você pode acessar todas as automações em um único lugar, e não somente dentro dos seus respectivos pipes.
Para tanto, basta clicar no botão Preferências da conta e selecionar a aba Automações.
🔔 Atenção: Ações de automação são contabilizadas sempre que o Pipefy verifica as condições da automação para acioná-la ou não, dependendo do cenário configurado. A etapa de verificação é considerada uma ação de automação, e portanto é contabilizada como tal. Por exemplo, se você configurar uma regra em que a automação move um card para determinada fase, e se o card não for movido por causa das condições, a automação não ocorre, porém a ação de verificar as condições ocorreu.
1. O que é um evento?
Um evento é um gatilho de automação, algo que irá acontecer no seu processo e disparar uma ação automaticamente.
Exemplo: quando um card é movido para a fase “Finalizado”.
Quais eventos estão disponíveis?
Quando um card for criado: Dispara uma automação toda vez que um card for criado em um pipe específico;
Quando um card entrar em uma fase: Dispara uma automação quando um card é movido para uma fase específica de um pipe específico;
Quando um card deixar uma fase: Dispara uma automação quando um card é movido de uma fase para outra num mesmo pipe;
Quando um campo é atualizado: Dispara uma automação quando um determinado campo é preenchido ou modificado (não funciona enquanto os campos de um novo card estão sendo preenchidos);
Quando todos os cards conectados são movidos para uma fase: Dispara uma automação quando todos os cards conectados são movidos para uma fase específica (esse evento requer que uma conexão entre pipes seja criada antes de criar a automação);
Atividade recorrente: Executa a ação a cada hora, cada dia, cada semana ou cada mês (em tempos/dias definidos);
Quando um alerta é acionado: Executa a ação quando um card se torna atrasado, expirado ou vencido em um pipe específico;
Quando um email é recebido: Dispara a automação quando um card recebe um email.
Atenção: Ao configurar uma atividade recorrente, o horário utilizado é o UTC.
Logo, se você deseja criar automaticamente um card todos os dias às 7 da manhã no horário de Brasília, por exemplo, precisa colocar sua automação para às 10h UTC.
Portanto, lembre-se de checar seu fuso horário e adicionar/subtrair a diferença do UTC.
2. O que é uma ação?
A ação é o que acontece depois que a automação é disparada.
Exemplo: toda vez que um card é finalizado no seu Pipe de CRM de Vendas, um email é disparado. Nesse caso, a ação é enviar um email.
Quais ações estão disponíveis?
Criar um novo card em um pipe ou um novo registro em um database: Um novo card é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes. Outra possibilidade é criar um novo registro em um database de acordo com os dados do card;
Criar um novo card ou registro conectado: Um novo card conectado é criado em um pipe específico ou um registro em um database (essa ação requer que você crie uma conexão entre pipes ou entre um pipe e um database antes de criar a automação);
Mover o card pai: O card pai é movido para uma fase específica (essa ação requer que você crie uma conexão entre pipes antes de criar a automação);
Atualizar o valor de um campo: O valor de um campo específico é atualizado/preenchido automaticamente no mesmo pipe em que o evento ocorreu;
Mover um card: Um card é movido para uma fase específica no mesmo pipe em que o evento ocorreu;
Enviar um email: um email é automaticamente enviado para alguém da sua equipe, um cliente ou outro contato. Não se esqueça de criar um template de email para essa ação primeiro.
3. Como duplicar uma automação?
Caso deseje, você pode duplicar uma automação previamente configurada, basta clicar no botão dos três pontos, localizado do lado direito de cada automação, e clicar em Duplicar.
Com isso, uma nova automação é instantaneamente criada baseada nos parâmetros da primeira. Note que, para sua segurança, ela ainda está desabilitada.
Desse modo, as automações não entrarão em conflito e você pode fazer os ajustes que preferir.
Quando terminar a configuração, clique em salvar para ter uma nova automação rodando.
4. Quando usar automações
Automações facilitam a vida de muitas equipes ao eliminar o trabalho manual, permitindo que as pessoas gastem menos tempo com tarefas repetitivas.
Aqui vão alguns exemplos de como você pode utilizar automações em seu departamento:
Serviço ao Cliente
Ao utilizar a lógica condicional, presentes em automações do Pipefy, é possível automatizar atividades como escalonar tickets à pessoas específicas da equipe de Suporte ou selecionar responsáveis pela jornada de onboarding de um ou mais clientes.
Além disso, há várias outras possibilidades de automações que facilitam o dia a dia de trabalho, como mover clientes/contas para a próxima fase do processo quando um campo da fase anterior for preenchido.
Recursos Humanos
Atividades como coletar assinaturas, atualizar o progresso de um candidato no processo de recrutamento ou de um colaborador no processo de onboarding, podem ser automatizadas para diminuir o trabalho manual.
Assim, a equipe de RH não precisa lidar com a perda de tempo exigida ao mover candidatos e colaboradores entre diferentes fases ou processos. Atualize informações automaticamente, garantindo que possíveis talentos sejam analisados e facilmente encontrados.
Financeiro
Elimine tarefas manuais exigidas de sua equipe, como copiar e colar dados de um software de pagamentos para outra plataforma. Reduza o risco de atrasos ou inexatidões automatizando a confirmação do recebimento e envio de faturas, recibos e outros documentos.
A sua equipe também pode criar regras baseadas em condições para enviar informações de uma fase do processo para outra, ou designar pessoas específicas para lidar com solicitações como aprovação de pagamento, por exemplo.
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