👤 Para admins e super admins
🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Para quem quer diminuir o trabalho manual ao se comunicar com solicitantes, clientes e fornecedores
⏩ Resumo:
Crie emails customizados e padronize a comunicação da sua empresa com os templates de email do Pipefy. Esta é uma ótima ferramenta para economizar tempo e otimizar seu processo.
Crie templates de email
Clique em Emails no cabeçalho do pipe
A seguir, clique em Templates de email, localizado no menu à esquerda.
Uma nova janela irá abrir. Quando isso acontecer, clique em Criar novo template.
Aqui você pode:
Dar um nome para o template
Escolher o remetente
Adicionar destinatários e cópias
Adicionar o assunto do email
Criar a mensagem em si
Todos esses itens aceitam campos dinâmicos, como ID do card, URL, título do card, email, nome de usuário, entre outros.
🔔 Atenção: Você pode usar no máximo 100 campos dinâmicos por template.
No editor de texto, você pode visualizar o email exatamente como o destinatário vai recebê-lo, customizando-o de modo visual e com facilidade. Se preferir, também é possível visualizar todo o conteúdo do email em código HTML.
💡 Dica:
A opção fuso horário está relacionada à hora exata em que o email é enviado, e influencia campos dinâmicos de tempo, como data de vencimento.
A opção de idioma localizada no canto inferior esquerdo está relacionada aos formatos de campos, como opções de data (D/M/A), numérico, moeda etc.
Escreva o email no mesmo idioma que você está enviando para fazer todos os campos combinarem. Essa é uma ótima opção para pipes que gerenciam conteúdos em dois idiomas diferentes.
Depois de fazer as suas edições, basta clicar em Salvar e fechar.
Modifique templates de email
Para editar um template de email que já existe:
Clique em Emails no cabeçalho do pipe;
Selecione Templates de email;
Clique no botão de três pontos e selecione Editar este template.
4. Selecione Salvar como se você quiser salvar uma cópia ou Salvar e fechar se desejar editar o próprio template.
Envie templates de email automaticamente
Os templates de email podem virar automações se você quiser, possibilitando um fluxo de trabalho mais rápido e inteligente.
Você pode configurar diferentes eventos para disparar mensagens, como quando um card é criado, ou quando um campo atualizado. Esta é uma ótima opção se você lida com muitos emails todos os dias.
Enviar templates de email manualmente
Se preferir, os templates de email podem ser enviados manualmente pelo card.
Dentro do card, os emails disparados por automações são identificados com etiquetas (automação), de modo que é fácil identificá-los na caixa de emails do card.
Abra um card e clique em Email;
Clique em Use um template e selecione um modelo que já esteja pronto;
Confira a informação e clique em Enviar.
🔔 Atenção: Se você selecionar esta opção enquanto estiver escrevendo um email, ela irá substituir o conteúdo preenchido.
Endereços de email
Um processo tem dois tipos de endereço de email:
Card
Cada card, individualmente, tem um endereço de email único. Sempre que você enviar um email pelo card, as pessoas receberão o email por este endereço.
Pipe
Todo pipe tem um único endereço de email que serve para todo o processo. Isso facilita a troca de informações entre sua equipe e pessoas que enviam informações.
Você pode customizar os dois tipos de endereço de email ao conectar o provedor de email do seu trabalho com o Pipefy. Confira detalhes no artigo sobre como personalizar endereços de email via SMTP.
Para manter a eficiência da nossa taxa de entrega de emails, limitamos o envio para 2 emails enviados por minuto.
Esse limite se aplica aos emails enviados manualmente ou API pelos endereços com domínio Pipefy (@mail.pipefy.com). Esse limite não se aplica a endereços de email customizados (conectados via SMTP, Outlook ou Gmail). |
Use templates de email na caixa compartilhada
Vá em Emails e depois verifique os emails recebidos em Todas as mensagens.
Para responder um email usando um template, clique em Aplicar template e selecione um modelo que já esteja pronto, ou crie um do zero.
Depois de escolher o modelo, clique em Aplicar template para confirmar.
Por fim, termine de configurar o email e clique em Enviar.
Atualizar links de imagens e anexos
As imagens adicionadas pelo botão de edição, vencem depois de 30 dias e terão o prazo do vencimento iniciado a partir da data de upload do arquivo, o que pode fazer com que elas deixem de ser exibidas após o período. Isso foi feito como medida de segurança para proteger dados internos.
Para uma imagem ficar permanente no template sem um prazo de expiração, recomendamos usar um link fixo com código HTML.
Anexos
Ao inserir um campo de anexo (attachment) no template de email, o conteúdo do anexo aparecerá como um link no editor de HTML.
Imagens
Para atualizar imagens, hospede o arquivo de uma imagem em um site de hospedagem, como o IMGUR, por exemplo.
Ao publicar a imagem no site, você receberá um link de acesso para ela. É esse link que você vai utilizar no ambiente de edição do template.
Então, selecione o ícone de editor de HTML do template para editar o código da imagem. Copie e cole o seguinte código no editor de HTML:
<img src="https://imgur.com/imagelink.jpg">
Então, substitua o link que está neste código pelo link da imagem hospedada no IMGUR e retorne ao editor visual. Para atualizar o template, clique em Salvar e fechar. Pronto! A imagem foi inserida no template de email.
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