🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Para quem quer gerenciar usuários convidados no Pipefy
⏩ Resumo:
Aprenda a gerenciar os usuários convidados no Pipefy e aproveite esse recurso que já está incluso no seu plano sem custos adicionais.
Todos seus contatos podem fazer parte da sua conta no Pipefy para acessar formulários e compartilhar informações com sua equipe. Basta adicioná-los como Convidados da Empresa ou Convidados Externos.
Para controlar quais ações os convidados podem realizar na sua empresa, defina permissões.
Convide pessoas
Primeiro, convite pessoas para sua empresa. Para isso, acesse a página inicial e clique em Pessoas.
Ao abrir a página, clique em Convidar pessoas. Então, digite o endereço email de quem você deseja convidar ou selecione Adicionar em massa.
Adicionar em massa permite convidar até 1.000 e-mails de uma vez, mas se necessário, também é possível adicionar mais de 1.000 emails de uma só vez via API.
Se você não souber quem convidar, também disponibilizamos as Recomendações de Convidados para você. Basta selecionar a aba Sugestões de convite.
Para aceitar as sugestões, basta clicar em Convidar e depois selecionar se o convidado será adicionado como Convidado da empresa ou Convidado externo, ambos sem custo adicional.
Pronto! Você enviou o convite para a pessoa selecionada.
Gerenciando pessoas
No painel, clique no nome da função que você deseja gerenciar, como Convidados da Empresa ou Convidados Externos.
Na aba Pessoas, você pode conferir quantos usuários fazem parte da função ou atribuí-la para pessoas que já existem na empresa. Para isso, clique em Adicionar pessoas.
Na aba Permissões, defina ações que pessoas com essa função podem realizar.
Não é possível customizar permissões para Convidados Externos. Por padrão, pessoas com essa função podem apenas acessar os formulários definidos por você.
Para permitir Convidados da Empresa a criarem pipes, selecione a opção Pode criar pipes. Não é possível selecionar outra opção para Convidados da Empresa além dessa.
Compartilhe formulários com Convidados da Empresa
Para compartilhar o formulário de um processo com um Convidado da Empresa, clique em Editar pipe.
Na seção Formulário inicial, encontre a opção Acesso de Formulário Interno e marque o item Administradores, Membros e Convidados da Empresa. Para desfazer essa ação, desmarque o item selecionado.
Repita esse processo para todos os formulários que deseja compartilhar.
Compartilhe formulários com Convidados Externos
No Acesso de Formulário Interno, selecione a opção Convidados Externos abaixo de escolha quem pode criar card no pipe e acompanhar o status.
Repita essa ação para todos os formulários que deseja compartilhar com convidados externos.
Você também pode fazer essa seleção pelas configurações da empresa. Neste caso, clique em Configurações da empresa:
Então, role a página até encontrar a opção Formulários permitidos aos Convidados Externos.
Clique em Adicionar formulário e use a ferramenta de busca para encontrar e selecionar a opção desejada. Você pode adicionar mais de um formulário.
Ao finalizar, clique em Salvar.
Assim que você concluir esta definição, seus convidados verão na página inicial as opções que eles têm acesso quando logarem no Pipefy.
Escolha a permissão certa para cada tipo de convidado
Antes de adicionar alguém como convidado da empresa, ou convidado externo, considere seu modelo de negócios para escolher a melhor opção.
Em resumo, convidados da empresa podem criar pipes. Por isso, este nível de permissão é mais indicado para colaboradores. Por outro lado, convidados externos não podem criar pipes, e portanto, este nível de permissão é mais indicado para clientes, fornecedores, etc.
Convidados da empresa → colaboradores e clientes internos
Convidados externos → clientes, fornecedores e clientes externos
FAQ
Usuários convidados tem acesso às informações da minha empresa?
Não. A experiência deles no Pipefy é diferente da sua. Tudo o que eles podem ver são os formulários que você compartilhou, portais, acompanhar atualizações de solicitações realizadas através de Solicitações e responder pendências por meio de Tarefas.
Usuários convidados podem acessar formulários públicos?
Sim. Se você compartilhar o link público de um formulário com eles. Neste caso, o formulário estará disponível no Pipefy para Convidados.
Cada convidado gera uma nova cobrança?
Não. Seu plano é baseado no número de usuários com permissão de administrador ou membro da empresa.
Então, adicione quantos convidados quiser! Vale lembrar: se o administrador permitir, convidados da empresa podem criar pipes, e quando isso acontecer, eles vão se tornar membros - o que gera uma nova cobrança.
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