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O Pipefy para convidados é um conjunto de funcionalidades dentro de um portal, criado para facilitar a forma como sua empresa coleta informações de funcionários, clientes, fornecedores e parceiros de negócio.

De um lado, sua empresa define quais formulários irá compartilhar com estas pessoas.

Do outro, usuários convidados acessam uma plataforma exclusiva do Pipefy, por meio de um login autenticado, onde irão enviar e acompanhar suas solicitações.

Dessa forma, você oferece uma experiência segura e eficiente - tanto para seus convidados, quanto para seu time e empresa.

Como este portal centraliza e organiza a comunicação em um único lugar, o tempo de resposta é reduzido, e todas as partes envolvidas ficam a par das atualizações.

Segurança da informação

Para adicionar um usuário como convidado, primeiro você precisa definir quais formulários ele poderá acessar. Depois, basta adicioná-los na sua conta do Pipefy.

Existem dois níveis de permissão para esse tipo de usuário:

  • Convidados da empresa: indicado para membros da sua empresa que não gerenciam processos dentro do Pipefy, mas precisam enviar solicitações, como reembolsos.

  • Convidados externos: indicado para fornecedores, clientes e outras partes externas interessadas.

Essa diferenciação garante a segurança da informação, uma vez que você tem total controle de quem acessa ou não os formulários da sua empresa.

📌 Confira o artigo completo sobre como gerenciar usuários convidados.

Como é o Pipefy para convidados

Quando logados no Pipefy, usuários convidados verão na página inicial, duas abas:

  • Portais: onde encontram os formulários os quais têm acesso e, a partir deles, podem submeter novos pedidos para sua empresa;

  • Solicitações: onde encontram todas as solicitações enviadas, e podem se comunicar com o seu time e acompanhar as atualizações dos seus pedidos.

    Estas solicitações estão atreladas a um card e um formulário inicial com o Status de solicitações ativado, pois geralmente acontecem no início de um processo.

No canto superior direito da tela, as pessoas convidadas irão encontrar um menu onde podem acessar nossa Central de Ajuda e trocar de empresa, já que um mesmo convidado pode receber solicitações de diferentes organizações que possuem uma conta no Pipefy.

Casos de uso: algumas ideias de como usar Pipefy para convidados

O Pipefy para convidados é uma ferramenta bastante versátil. Veja alguns exemplos de uso:

Recursos humanos

Você pode compartilhar um formulário com seus funcionários para solicitar informações, como endereço ou o número de telefone atualizado. Você também pode usá-los para gerenciar solicitações de férias, promoções ou um processo de recrutamento. Cada funcionário ou candidato terá acesso ao seu próprio portal no Pipefy para convidados, e poderá ver apenas os cards relativos às suas solicitações.

Financeiro

Assim como a equipe de Recursos Humanos, a equipe de Finanças lida com muitos pedidos todos os dias. Temos, por exemplo, solicitações de reembolso, aprovações de compras, aquisições e contas a receber. Portanto, você pode usar essa ferramenta para melhorar seu fluxo de trabalho. Depois de compartilhar formulários com terceiros, cada um deles terá acesso ao seu próprio portal.

Sucesso do cliente

Se você é uma empresa focada no cliente, você provavelmente deseja oferecer a melhor experiência. Use o Pipefy para convidados para começar um processo de onboarding, ou solicitar feedbacks com uma pesquisa de NPS.

Jurídico

Quem trabalha nessa área lida com muitas informações confidenciais, por isso é muito importante garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso a elas. Para solicitar a análise de um contrato ou aprovar um NDA, por exemplo, compartilhe formulários, e permita que o convidado tenha acesso a estes pedidos pelo portal.

Dica: Se todos os times da sua empresa utilizam o Pipefy para gerenciar processos, os usuários convidados (funcionários, clientes, fornecedores, etc) verão todas as suas solicitações em um só lugar - mesmo que sejam de diferentes pipes.

Adicione um campo de conteúdo dinâmico logo no início do formulário para inserir instruções sobre ele.

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