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O database do Pipefy funciona como um banco de dados, ou seja, uma biblioteca virtual onde você pode guardar com segurança informações importantes para os processos da sua empresa, como catálogo de produtos, ou o contato de fornecedores e clientes.

Vamos ao passo a passo:

Crie seu database

Vá para a tela inicial do Pipefy e clique em Novo database.

Dê um nome para ele e salve.

Como padrão, seu database será público, ou seja, visível para qualquer pessoa que tiver o link de acesso. Se quiser, mude para privado clicando em Configurações → Geral → Permissões.

Crie uma tabela

Agora crie uma tabela para ser preenchida com os dados que você quer salvar. Por exemplo: Nome do contato, telefone e email.

Para isso, adicione colunas. Clique no botão com sinal de mais e escolha o tipo de campo desejado. Podemos usar um campo de texto curto para o nome do contato, por exemplo.

Você pode definir se o preenchimento dessa informação é obrigatório ou não.

E também adicionar uma descrição, que pode ser um lembrete ou uma observação sobre aquele campo.

Nas opções avançadas você pode ativar ou desativar três possibilidades:

Validação customizada: Esse campo serve para validar entradas de dados ou fazer busca e extração de informações em textos.
Valor único: Ative essa opção se você não deseja ter valores duplicados no seu database. Por exemplo: quando dois clientes registram o mesmo e-mail.
Visão compacta: Ative essa opção para exibir apenas o rótulo do campo como uma URL. Quando alguém clicar nele, ele vai expandir e mostrar mais informações. Esta é uma boa opção para deixar seu formulário mais enxuto, "escondendo" campos opcionais.

Quando terminar de configurar o campo, clique em Concluído.

Você pode adicionar quantas colunas quiser. É só repetir o passo a passo acima.

Visualização de colunas

Escolha quais colunas você quer ver ou não na sua tabela.

Clique no botão com o desenho de três colunas no canto superior direito da sua tela e marque as opções que preferir.

Faça os registros

Para preencher sua tabela com os dados que você quer guardar, clique em criar registro e preencha o formulário com os campos que você escolheu na etapa anterior.

Repita esse processo para cada registro que você quer fazer, ou seja, para cada contato ou produto que você quer salvar.

Para editar um registro, clique nele e, então, passe o mouse sobre o campo que você quer editar. Um botão com formato de lápis vai aparecer. Clique nele e edite a informação.

Para deletar um registro, clique nele e, então, no botão de três pontos que aparece no canto superior direito.

📌 Você também pode transferir dados de planilhas para dentro do seu database automaticamente. Basta utilizar o App Importer.

Configure do database

Para deletar seu database, alterar o nome dela e definir quem pode acessar ou não, acesse Configurações. Clique no botão com um desenho de engrenagem, localizado no canto superior direito da tabela.

Aqui você também pode escolher qual campo será usado como título do registro, e o layout resumido que vai aparecer na conexão entre pipes e databases.

Diferenças entre um database público e uma database privado

Público: qualquer pessoa com o link de acesso consegue acessar a database e ver as informações dentro dela
Privado: somente membros convidados no seu Pipefy conseguem acessar a database e ver as informações.

Membros e permissões do database

Administrador: consegue criar, editar e deletar databases; e criar, editar e deletar registros. Quem tem essa permissão, também consegue visualizar todos os databases criados na conta do Pipefy, sejam eles públicos ou privados.
Membro: consegue criar uma database; e criar, editar e deletar registros. Não consegue editar ou deletar uma database. Quem tem essa permissão, só vê as databases que criou ou que foi adicionado como membro.
Somente leitura: não consegue criar, editar e deletar databases e registros. Quem tem essa permissão, só consegue ver a database e exportar (baixar) os dados.

Ferramentas

No botão de ferramentas, localizado no canto superior direito do seu database, você encontra duas opções:

Exportar relatórios: clique aqui para exportar todos os dados do seu database no formato de uma planilha do excel.
Adicionar etiquetas: clique aqui para adicionar etiquetas nos seus registros, e assim, informar quais deles tem maior ou menor prioridade, por exemplo.

Crie e atualize cards ou registros de databse automaticamente

Garanta que equipes na sua empresa acessem dados atualizados em vários processos conectados. Ao invés de atualizar os campos de um database manualmente, registro por registro, crie uma automação que faz isso automaticamente por você.

Defina um evento, que é algo que pode acontecer no seu pipe, e que vai gerar a automação em um processo ou database. Então, selecione quais campos do processo podem alimentar os registros do database conectado.

Saiba como criar cards e atualizar registros de um database com automações.

Como você pode ver, o database do Pipefy é uma ferramenta segura e completa.

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