Depois de abrir um card no Pipefy, seja um pedido, uma solicitação de compras, um ticket de suporte ou uma tarefa qualquer, é possível acompanhar o status do mesmo no decorrer do processo. Assim você pode visualizar o progresso da solicitação, garantindo que todos os envolvidos fiquem informados.

Após enviar uma solicitação no Formulário Público, o usuário receberá um link por email e será redirecionado para uma página em que pode conferir os status dos cards criados. Para os solicitantes acompanharem os seus cards, os admins dos pipes devem primeiro habilitar tal opção quando criam os Formulários Públicos.

Para admins: como habilitar o acompanhamento de status dos cards?

Se você tem a permissão Admin em um pipe e quer que as pessoas acompanhem os status dos cards criados (especialmente se forem usuários externos ao Pipefy), basta habilitar a opção dentro das configurações do Formulário Público.

Depois de clicar no botão Compartilhar (seja no Formulário Inicial ou no cabeçalho do pipe), habilite o formulário para o modo Público e clique em Customizar. É aqui que você faz toda a customização, como adicionar logo, descrições, cores etc. Entre os itens que você pode habilitar, está a opção de acompanhar o progresso dos cards através de emails.

Pronto, seus solicitantes já podem ficar por dentro dos status de cards criados neste pipe. Atenção: é necessário habilitar o acompanhamento de status individualmente para cada pipe que você quiser.

🔔 IMPORTANTE: todos os pipes com Formulários Públicos que coletam o email do solicitante terão o Status de Solicitações automaticamente habilitado e os usuários poderão acessar a tela de rastreamento. Se você não quer que isso esteja disponível nos seus pipes, não se esqueça de desabilitar a coleta de email dos seus pipes.

Lembrete: se você não habilitar a funcionalidade de Status de Solicitações, o solicitante não receberá nenhum email com qualquer notificação.

Lembre-se de atualizar o título do pipe, que por padrão vem preenchido com a palavra Form automaticamente. Desse modo, solicitantes podem identificar facilmente de qual processo são as solicitações que eles abriram (o que é especialmente útil em meio ao alto volume de solicitações).

Caso contrário, na página de Status de Solicitações aparecerá que o card foi criado via Form, o que é pouco claro.

Para solicitantes: como acompanhar o status dos meus cards?

Para solicitantes, é bastante fácil acompanhar o status dos cards se tal opção estiver habilitada. Ao finalizar o preenchimento do Formulário Público, um passo adicional é apresentado para o usuário inserir o email e verificar as solicitações.

No email, há um link personalizado para você verificar as solicitações criadas. Todas as solicitações feitas com o mesmo email podem ser visualizadas aqui, mesmo que tenham sido criadas em pipes ou empresas diferentes. Depois de clicar no link, é preciso escolher as requisições de qual empresa você deseja acompanhar (caso existam mais empresas das quais você é membro com o mesmo email).

🔔 Atenção: se por acaso o link do botão Acesse as suas solicitações não funcionar, clique no link abaixo do botão, no próprio email. Outra opção é copiar o link e colar no navegador em vez de acessá-lo diretamente; se você possuir um email do Hotmail ou Outlook, provavelmente terá que fazer isso.

Na página de solicitações, é possível ver informações como número de cards abertos e finalizados, status dos cards (em qual fase estão e quando eles foram atualizados), data de criação do cards, card ID e pessoas responsáveis pela fase atual.

Pronto, é simples assim. Aqui que você pode acompanhar o status atualizado de todas os cards que abre através de Formulários Públicos, de modo centralizado e rápido. Desse jeito, você garante que não vai ficar perdido em meio ao alto volume de solicitações, independentemente do que forem.

🔔 Atenção: o idioma no qual o usuário receberá o email é o idioma de preferência configurado no navegador. Por exemplo, um usuário pode ter os menus e botões do Google Chrome em português, porém o idioma de preferência escolhido é o inglês; neste caso, ele receberá a comunicação em inglês. Basta ir nas configurações de idioma do navegador para alterar essa informação.

Troque mensagens com os seus solicitantes

Caso precise, é possível se comunicar com os executores da solicitação mesmo após o envio dela. Para tanto, basta clicar na solicitação desejada na página de Status de Solicitações para abrir o card.

No card aberto, você pode ver mais detalhes da solicitação, assim como enviar uma mensagem para o time responsável pelo andamento da demanda. Basta escrever a mensagem no canto direito, clicar em enviar e, pronto, a pessoa encarregada da solicitação vai receber a mensagem diretamente no pipe.

Por sua vez, os executores das solicitações recebem uma notificação da mensagem e a visualizam no pipe, no mesmo card que foi criado pelo Formulário Público. Toda a troca de informações é realizada dentro do card, garantindo a centralização de informações.

Ao responder o solicitante, ele é notificado por email e todas as mensagens trocadas são salvas no próprio card. Desse modo, é fácil adicionar informações que podem ter sido esquecidas, por exemplo, mesmo depois de a solicitação ter sido aberta.

Se preferir, assista ao vídeo tutorial abaixo:

Encontrou sua resposta?