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Os formulários são a primeira entrada de um processo dentro do Pipefy, e representam o que você deseja, como um pedido de reembolso, uma solicitação de marketing ou uma candidatura de emprego.

Eles podem ser restritos ao time com acesso ao Pipefy ou podem ser Formulários Públicos, compartilhados externamente com pessoas que não possuem conta no Pipefy, como clientes, fornecedores e candidatos, de modo que você pode customizá-los e até mesmo adicioná-los no site da empresa.

Dentro da Galeria de Templates, encontramos do lado esquerdo a categoria Formulários que reúne em um só lugar templates dos casos de uso mais comuns.

Aqui, você pode escolher um formulário para começar a customizá-lo como desejar.

O template possui campos pré-definidos que você pode editar como quiser, basta selecionar um campo do lado esquerdo e arrastar para o formulário para adicionar um novo.

Escolha os campos conforme suas necessidades, como campos de datas, anexos, responsáveis, email, telefone e muito mais.

Você vê esta mesma tela ao editar um formulário de um pipe já existente, caso você não tenha feito o download pela Galeria de Templates.

Caso tenha baixado o template, basta customizar o modelo como você desejar.

Ao clicar em Opções Avançadas, no canto superior direito, você pode alterar o título do formulário, o texto do botão para criar cards e o título do card.

Após finalizar a configuração do formulário, é hora de definir as opções de compartilhamento.

Clique no botão Modo Público para configurar o formulário público; aqui é possível escrever o título e a descrição do formulário, adicionar um fundo de tela e o logo, habilitar o rastreamento de solicitações e demais configurações.

O construtor de formulários possui um menu superior com outras abas, como Fases, Membros, Email e Geral. No menu de Fases, você pode arrastar e soltar os campos exatamente como no formulário, customizando a fase com maior facilidade e rapidez.

Para mudar o nome da fase, alterar as configurações, descrições e gerenciar alertas de atraso (SLAs), é preciso acessar o menu de Opções avançadas, localizado no canto superior direito.

A aba de Pessoas é um atalho idêntico à opção de Gerenciar membros, de modo que você pode excluir e adicionar pessoas ao pipe, além de gerenciar níveis de permissão, caso você seja o administrador do processo.

A aba de Emails traz atalhos para diferentes recursos, como o email inbox, em que emails recebidos são transformados automaticamente em cards.

Você também pode acessar e configurar templates de email e automações de email por meio deste ambiente, centralizando as informações de email em um só lugar.

Por último, na aba Geral encontramos as demais configurações do pipe, como nome, subtítulos, layout resumido, entre outros.

Centralização dos recursos de formulários

Dentro do pipe, acesse a área de formulários a qualquer momento ao clicar em Formulário, no cabeçalho do pipe.

Clique em Editar para mudar suas configurações.

Do lado direito da tela, temos o link do formulário público e atalhos para outras ações que você pode fazer com formulários.

Por exemplo: habilitar o rastreio de solicitações (o que permite que pessoas externas à plataforma possam conferir em que fase o card está dentro do pipe), Portais (que reúnem vários formulários em um mesmo lugar), templates de email e relatórios.

A qualquer momento você pode alterar o modo de visualização do pipe entre Formulário, Kanban e Lista.

Lembre-se de sempre conferir a nova área de formulários se você quer ter uma visão centralizada de todas as novas solicitações e da edição do formulário do processo.

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