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Um processo pode ser organizado em três etapas:

  • Coleta de informações de clientes ou fornecedores. Exemplos: candidaturas em um processo de Recrutamento, pedidos de compras, briefings de Marketing, etc.

  • Realizar etapas do processo para chegar ao resultado desejado.

  • Fazer a análise de métricas de desempenho.

Este artigo explica como você pode realizar a primeira etapa do processo: coletar informações.

Por que coletar informações?

Para realizar o processo, sua equipe precisa ter informações necessárias em mãos.

Por exemplo, em um Processo de Compras, o time Financeiro precisa saber qual produto precisa ser comprado, qual o valor do produto, departamento solicitante e outras informações.

Assim, pessoas envolvidas em todo o fluxo de trabalho evitam o trabalho em dobro de ter que buscar pelos dados essenciais em outros canais, emails ou planilhas.

Formulário Inicial

Colete informações com visibilidade de todo o processo por meio de um Formulário Inicial que você pode customizar com diferentes campos (como textos, valores em moeda, endereços de email, anexos e outros).

Apenas pessoas com a permissão de Admin no pipe podem modificar este formulário. Se você habilitar o modo público do formulário, qualquer pessoa que utiliza o Pipefy ou não poderá acessá-lo.

Formulário Público

O Formulário Público é a versão do Formulário Inicial que qualquer pessoa pode acessar e preencher campos para enviar informações.

Para isso, copie e cole o link para a versão pública do formulário e compartilhe diretamente com solicitantes, clientes, fornecedores, ou incorpore no site da sua empresa.

As informações preenchidas e enviadas pelo Formulário Público chegam ao seu Pipe no formato de um novo Card.

Por exemplo, em um Processo de Recrutamento:

  • O departamento de RH pode customizar um Formulário Público com diferentes campos que representam o requerimento de uma vaga e compartilhar um link para o Formulário Público.

  • Então, candidatos interessados podem enviar informações através do link público.

  • Assim, recrutadores podem acessar candidaturas por meio de Cards, sem perder informações entre e-mails, planilhas e outros meios.

O mesmo pode se aplicar para qualquer processo, como pedidos de compras ou onboarding de colaboradores, por exemplo.

Portais

Para coletar solicitações em diversos processos, você pode agrupar seus Formulários Públicos em um único Portal.

Com Portais, sua equipe pode controlar mais de um formulário e torná-los acessíveis em um só lugar.

Em um departamento de RH, por exemplo, várias vagas de emprego podem ser concentradas em um único Portal de Vagas, no qual os candidatos podem selecionar a vaga para qual desejam aplicar.

Acompanhamento de Solicitações

Pessoas que fazem solicitações à sua equipe podem acompanhar o status de pedidos, demandas, tarefas (entre outros) em um portal que o Pipefy envia, automaticamente, por email.

Esse recurso permite que sua equipe poupe tempo e esforço de enviar emails ou responder aos pedidos manualmente para deixar os solicitantes atualizados.

Importer App

Se você precisa importar informações existentes de uma planilha para o Pipefy, use o Importer App.

Por exemplo, se analistas de Vendas precisam importar uma lista de potenciais clientes para o Pipe de Funil de Vendas, eles podem usar o Importer App para transformar as células de um arquivo de Excel em Cards, e trabalhar com dados atualizados em um só lugar.

Integrações

É possível integrar qualquer software que sua equipe já utiliza com seus processos no Pipefy. Assim, informações fluem entre plataformas sem necessidade de atualizá-las manualmente.

  • Exemplo: quando um pedido de compra é aprovado no Processo de Compras no Pipefy, uma integração envia o pedido automaticamente para um sistema de contabilidade.

Caixa de Email Compartilhada

Você pode usar a Caixa de Email Compartilhada do Pipefy para se comunicar com solicitantes e outros departamentos da sua empresa.

Com este recurso, troque emails e mensagens diretamente de seus processos sem precisar acessar outros serviços de email.

Gerencie solicitações enviadas por seus clientes em um só lugar e torne a comunicação mais transparente e eficiente entre todas as pessoas envolvidas no fluxo de trabalho.

Agora que você sabe como coletar informações de solicitantes no Pipefy, é hora de começar a gerenciar seus processos.

Clique aqui para saber como otimizar o gerenciamento de processos ede sua empresa no Pipefy e como torná-los mais eficientes e automatizados.

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