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Crie formulários para coletar informações e organizá-las dentro do seu pipe ou database. Esses formulários são compostos por campos que podem ser obrigatórios ou não.

Você encontra 4 tipos de formulários no Pipefy:

Vamos explorar suas funções e diferenças.

Formulário inicial

Geralmente, um processo começa com um formulário inicial. Pessoas que têm acesso ao formulário podem criar novos cards e, com isso, dar início às atividades que os envolvem.

A informação que você pedir em um formulário inicial pode ser usada para:

  • Gerenciar entregas

  • Configurar alertas

  • Disparar automações

  • Criar templates de email

  • Autopreencher cards em outros pipes

  • Autopreencher registros em databases

  • Analisar dados ao final do processo

  • Entre outros

Você pode publicar o formulário inicial para compartilhar com pessoas que não fazem parte do seu pipe. Com isso, ele se torna um formulário público.

Formulário do database

Use esse formulário para registrar informações no seu database de forma organizada.

Apenas quem for adicionado como membro do database poderá ver esse formulário. Mas, se você quiser, pode torná-lo público também.

Quando membros do database ou contatos preenchem este formulário, o Pipefy cria um novo registro.

Formulário público

Possui a mesma função que o formulário inicial e o formulário do database. A principal diferença é que, por ser público, qualquer pessoa com o link pode acessar e preencher os campos

Quando isso acontecer, o Pipefy automaticamente cria:

  • Um novo card no seu pipe, se o link do formulário público for de um pipe

  • Um novo registro no seu database, se o link do formulário público for de um database

Formulário de fase

Todo processo possui etapas e, geralmente, cada etapa pode exigir uma nova coleta de informações.

Além disso, se o seu processo envolve mais de uma pessoa, como colegas de time ou aprovadores, você pode querer envolê-los em uma ou mais etapas.

É por isso que cada fase no Pipefy possui seus próprios formulários, o que chamamos de formulários de fase.

Você pode utilizar as informações que eles coletam para:

  • Gerenciar entregas

  • Configurar alertas

  • Disparar automações

  • Criar templates de email

  • Inserir conteúdo dinâmicos em outros formulários de fase

  • Autopreencher cards em outros pipes

  • Autopreencher registros em databases

  • Analisar dados

  • Etc


📌 Formulários de fase não podem ser compartilhados com pessoas externas, pois são restritos aos membros de um pipe. Mas, você pode compartilhar o link de um card em específico quando ele está em uma determinada fase. Dessa forma, o card vai possui os mesmos campos da fase em que ele está no momento, e pessoas externas poderão informar o que você precisa.


Autenticação para acesso ao formulário

Para proteger dados sensíveis da sua empresa, pessoas que acessam o link do seu formulário devem realizar um processo de autenticação por email, comprovando suas identidades.

A autenticação funciona da seguinte forma:

Se você deseja que alguém atualize campos de um card por meio do formulário, você pode solicitar uma tarefa, compartilhando o link (do formulário).

Para acessá-lo, a pessoa deve informar o endereço de email que vai uitlizar para prencher os campos dele. Feito isso, o Pipefy envia um link de confirmação por email ao respectivo endereço de email.

  • Caso a pessoa tenha uma conta no Pipefy, pode prosseguir com os dados de login.

  • Os emails recebidos pelos interessados que não possuem conta no Pipefy são válidos por 30 minutos, após isso as pessoas precisam solicitar um novo acesso temporário.

O autenticador permite que seus clientes internos ou externos interajam com um card por vez. Isso significa que não podem preencher vários cards de uma só vez.

Para isso, você precisa habilitar o link do formulário em outro card, repetindo o processo. Ao serem autenticados, podem completar as tarefas que você solicitou para eles, como completar campos, adicionar anexo, entre outras ações dentro de uma fase.

Participe da Comunidade do Pipefy para tirar dúvidas, compartilhar sua opinião e conversar com outros membros.

Aproveite também os cursos gratuitos da Pipefy Academy e aprenda a gerir seu processo com eficiência e agilidade.

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