👤 Para super admins, admins e membros
🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Para quem quer receber informações padronizadas em seus processos
⏩ Resumo:
Aprenda a tirar o máximo proveito dos formulários, customizando e compartilhando com as pessoas certas:
Use formulários iniciais para coletar informações para começar os processos;
Edite os campos para atender suas necessidades;
Compartilhe formulários com as pessoas certas publicamente ou internamente;
Crie portais com formulários públicos;
Use formulários de fase para coletar informações durante os processos.
Para que servem os Formulários
Com formulários você coleta informações necessárias para iniciar ou dar andamento ao processo de forma padronizada e segura.
Coletar informações para iniciar o processo
Cada pipe tem um formulário inicial que você coleta as informações necessárias para começar a trabalhar. Por exemplo, em compras o formulário serve para coletar informações de uma nova solicitação, enquanto que para recrutamento serve para o envio de uma candidatura de um profissional. Uma vez que as informações são enviadas corretamente, elas chegam ao pipe como um novo card.
🎥Se preferir, veja esse vídeo sobre formulários para começar processos:
Para acessar o formulário, basta clicar no botão com sinal de mais (+), no canto inferior esquerdo do pipe.
Editar formulário
Você pode customizar o formulário e adaptá-lo às necessidades do seu processo. Na página de edição, você pode incluir, alterar a ordem ou deletar campos. Você também pode acessar a tela de edição através do botão Formulário, no cabeçalho do pipe.
💡Dica: Você pode customizar os formulários com diferentes tipos de campos, que podem ser obrigatórios ou opcionais, e ainda configurar condicionais para exibir ou esconder informações de acordo com o preenchimento.
📢Atenção: Na página de edição, não é possível criar cards. Para fazer isso, volte ao pipe e use o botão com sinal de mais (+), no canto inferior esquerdo do pipe.
Compartilhar formulário inicial
Se desejar, você pode compartilhar de diferentes maneiras o formulário inicial com outras pessoas.
Formulário Público: qualquer pessoa com o link ou utilizando alguma página em que integrar o formulário poderá criar cards. Saiba mais sobre formulários públicos.
Formulário Interno: apenas pessoas que possuem acesso ao Pipefy e que você permitir poderão abrir cards através do formulário interno, disponível na página de Portais.
Portais: crie portais para sua empresa e disponibilize os formulários iniciais neles, centralizando a abertura de solicitações de forma segura. Saiba mais sobre portais.
Criando portais com formulários
Você pode criar portais para agrupar formulários em um só lugar, assim seu time poderá acessar uma página centralizada para enviar solicitações.
🎥Se preferir, veja esse vídeo sobre como criar um novo portal:
Clique em Portais, no canto superior direito da página
Depois, em Criar novo portal
Defina quem poderá acessar o portal de acordo com sua necessidade:
Portal interno: apenas pessoas que fazem parte da sua empresa no Pipefy terão acesso ao portal.
Acesso com link: apenas pessoas que tenham o link poderão acessar e fazer solicitações através dos formulários.
Público na web: pessoas poderão encontrar o portal através de buscas na internet.
Customize o portal para ter a identidade visual da sua empresa. Adicione um logotipo, imagem para o plano de fundo, nome do portal e uma descrição para instruir as pessoas. Você pode adicionar títulos, subtítulos, textos, separadores e botões.
Clique em Adicionar um formulário
Selecione o formulário que deseja
Se quiser, customize o título e crie uma descrição (de até 45 caracteres)
Não se esqueça de salvar seu trabalho. Clique em Salvar e fechar no canto superior direito, quando finalizar as edições.
📢Atenção: Para incluir formulários no portal, primeiro garanta que o modo público do formulário está ativo. Saiba como ativar o modo público.
✨Inspire-se:
Crie um portal interno para solicitações que apenas pessoas da sua empresa podem fazer, por exemplo pedidos de férias, atualização de dados cadastrais, pedidos de reembolso e mais. Você pode criar um portal unificando solicitações de Recursos Humanos e utilizá-lo oficialmente para a empresa toda.
Crie um portal disponível publicamente para coletar informações de clientes interessados em seus serviços, de candidatos interessados em vagas abertas ou para banco de talentos, e muito mais.
Coletar informações durante o processo
Você também pode enviar formulários para coletar informações ou solicitar aprovações a partir de um card já criado.
Com formulários de fase, as pessoas que acessarem o link de compartilhamento poderão preencher os campos daquela fase específica.
Abra o card para o qual precisa enviar o formulário da fase
No topo, clique em Compartilhar
Ative o compartilhamento e envie o link para a pessoa
💡Dica: Combine o envio de templates de email usando automações para eliminar trabalho manual. Saiba mais sobre como criar e enviar tarefas automaticamente.
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