🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Para quem quer solicitar informações ou ações de outras pessoas ao longo dos processos
⏩ Resumo:
Otimize os seus processos e garanta que as pessoas certas estão realizando suas atividades:
Crie tarefas para coletar informações, aprovações ou realizar qualquer tipo de ação;
Envie um formulário de fase usando templates de email para criar uma nova tarefa;
Ative a autenticação de tarefas para garantir que as pessoas certas estão realizando as tarefas;
Visualize e complete tarefas dentro da área logada.
O básico sobre tarefas
No Pipefy, Tarefas são atividades que você pode enviar para seus solicitantes, pessoas da empresa ou convidados para coletar informações, aprovações ou qualquer outra informação ou ação, que dependa dessas pessoas, para que o processo seja concluído.
Qualquer pessoa que tenha uma conta no Pipefy poderá acessar a área de tarefas ao fazer o login:
Super admins e admins, que gerenciam processos;
Membros, que executam processos e se comunicam com clientes internos e externos;
Convidados da empresa ou externos, que estejam abrindo solicitações para seu time dentro do Pipefy.
✨ Inspire-se:
Recursos Humanos
Gerenciando um processo de solicitação de férias, você pode enviar tarefas para gestores das áreas aprovarem os pedidos dos colaboradores automaticamente quando o card entrar na fase de aprovação. Ou então, em um processo de Recrutamento, você pode enviar tarefas para que gestores entrevistarem candidatos quando o card entrar na fase de entrevista com o líder da área.
Compras e Financeiro
Você pode criar tarefas para fornecedores enviarem cotações para aquisição de equipamentos, softwares, entre outros, quando o card entrar na fase de cotação. Se quiser, em processos de reembolso, você também pode solicitar a aprovação de gestores ou mais informações, caso necessário, enviando tarefas quando o card entrar na fase de aprovação.
TI
Caso precise escalar problemas, você pode enviar tarefas para outras pessoas aprovarem ou darem sequência à resolução dos chamados quando o card entrar em uma fase específica. Você também pode enviar pesquisas de satisfação para as pessoas quando o chamado for concluído utilizando tarefas.
Como criar e enviar tarefas?
Para criar uma tarefa, você precisa enviar o formulário de fase para as pessoas usando templates de email. Saiba mais sobre como criar templates de email.
📢 Atenção: Se você apenas compartilhar o link do formulário de fase, não será criada uma tarefa para as pessoas que tiverem acesso a ele.
O envio desse email pode ser feito manual ou automaticamente. Saiba mais sobre formulários de fase e como enviar emails com automações.
💡Dica: Faça como grandes empresas que utilizam as automações do Pipefy e elimine tarefas manuais. Você pode enviar automaticamente tarefas que podem ser completadas tanto pelo computador quanto por meio do nosso aplicativo móvel, disponível para celulares e tablets. Saiba mais sobre outras formas de otimizar processos com o Pipefy.
As pessoas receberão as tarefas por email, podendo acessar o link e validar a identidade, ou, dentro da sua empresa, no Pipefy, na aba Tarefas e Solicitações.
💡 Dica: Adicione à fase informações que ajudem as pessoas a completar a tarefa ao usar campos de conteúdo dinâmico. Você pode adicionar campos do card e de outras fases para que o solicitante, o aprovador ou quem quer que seja tenha insumos suficientes para agir. Saiba mais sobre como adicionar campos aos formulários.
Todas as informações fornecidas nos campos serão atualizadas automaticamente nos cards, além de serem registradas no histórico. Saiba mais sobre o histórico de atividades de pipes e cards.
📢 Atenção: Uma tarefa pode ter no máximo 30 pessoas designadas para completá-la. Você pode consultar quantas pessoas autenticadas receberam a tarefa ao clicar em Compartilhar, na parte superior do card.
📢 Atenção: Caso você tenha compartilhado manualmente o formulário de fase, as pessoas não serão listadas no card.
Como ativar a autenticação das tarefas?
Você pode ativar o passo de autenticação para adicionar uma camada de segurança e garantir que as pessoas corretas completem as tarefas enviadas.
Configure a fase para coletar o endereço de email das pessoas, assim você terá segurança e rastreabilidade de quem interagiu com a tarefa.
Clique em Compartilhar, no cabeçalho do card que quiser enviar como tarefa
📢Atenção: Garanta que você habilitou o compartilhamento do formulário de fase.
Clique em Alterar em Opções Avançadas
A opção Coletar endereços de e-mail deve estar ativa para que a autenticação aconteça.
Você também pode acessar as configurações da fase nas Configurações do pipe, escolhendo a fase específica, ou, clicando na engrenagem em cada uma das fases, depois em Opções Avançadas.
📢 Atenção: A configuração que escolher será aplicada para todas as tarefas enviadas da fase específica. Todos os formulários de fase enviados exigirão que a pessoa autentique-se obrigatoriamente.
Como visualizar e completar tarefas?
Além de acessar as tarefas por meio dos links recebidos via email, pessoas com funções atribuídas a elas, ou seja, com acesso à conta da sua empresa no Pipefy, podem visualizá-las e completá-las dentro da área logada.
Para acessar tarefas atribuídas a você:
Clique em Tarefas e Solicitações, no canto superior esquerdo da tela.
💡 Dica: Ao lado do botão, você terá um contador de tarefas pendentes (ainda não visualizadas).
Dentro da página, você encontrará suas tarefas divididas entre:
Pendentes: tarefas recebidas que ainda não foram concluídas;
Finalizadas: tarefas que você já concluiu.
Você pode filtrar as tarefas pelo pipe de origem e buscá-las pelo título.
Assim você consegue ter mais visibilidade sobre as tarefas pendentes e específicas de um processo.
Para completá-las, basta clicar nas tarefas, preencher os campos solicitados e Enviar as informações.
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