Este guia cobre conceitos essenciais de Gerenciamento de Processos e do Pipefy.
Ao longo do artigo, você pode conferir exemplos de como praticá-los na plataforma. Para reforçar o seu aprendizado, sugerimos que tente replicar estes exemplos para criar processos com mais confiança.
Processos
Guia de primeiros passos
O que é processo?
Pense em um processo como um quadro em branco. É onde você vai definir etapas do seu trabalho para alcançar algum objetivo de negócio, desde quando uma demanda chega ao seu time até quando é concluída.
Um processo pode ser um fluxo de Recrutamento, um processo de Compras, um Funil de Vendas, um painel de Solicitações de TI… você é quem manda!
Processo ou projeto?
Diferente de projetos, processos são como ciclos que se repetem.
O fluxo de trabalho é contínuo—e as demandas que passam pelo processo seguem os mesmos procedimentos até que sejam concluídas, criando um padrão de entrega.
Você pode gerenciar mais de um projeto em um processo. Ou várias solicitações, briefings, tickets de atendimento, aplicações para uma vaga de trabalho, pedidos de compra… qualquer item que você deseja processar.
Materiais complementares:
Criar um processo, seja ele simples ou complexo, não precisa ser complicado.
Você pode juntar as peças do seu fluxo de trabalho com apoio de ferramentas flexíveis e fáceis de adaptar.
1. Crie seu primeiro pipe
Um pipe é um processo. Nele, você tem uma visão completa de tudo o que acontece no seu fluxo de trabalho, como fases do processo, pessoas responsáveis pelas demandas, prazos (SLAs, em inglês) e mais.
Como criar um pipe?
Acesse a página inicial da sua empresa. Para criar um processo do zero, selecione a opção Novo pipe. Para utilizar um modelo pronto, acesse Templates.
💡 Com templates, você pode ter ideia de como preparar um pipe. Escolha um modelo na Galeria de Templates e customize a estrutura dele como preferir.
Materiais complementares:
2. Estruture seu fluxo de trabalho
Para começar, organize o seu processo em fases. Qualquer item que você deseja processar deve percorrer uma ordem de fases, do início ao fim.
Fases têm campos.
É por meio de campos que informações são adicionadas ou atualizadas em fases, formulários e registros de database.
Há vários tipos de campos que você pode customizar e coletar informações no formato que deseja—endereço de email, valor em moeda, data, etc.
Como encontrar fases?
Fases são representadas por colunas. Para preencher ou editar campos da fase, selecione um card (um item de trabalho) que estiver nela.
Materiais complementares:
3. Dê início ao processo
Assim como nas fases, campos podem ser combinados para compor um formulário. É com ele que novas demandas chegarão ao seu pipe e, assim, iniciar o processo.
Você pode chamá-lo de formulário inicial, pois é o que carrega informações que iniciam o processo.
Quando pessoas preenchem e enviam o formulário ao seu pipe, os dados fornecidos formam um card.
Um card pode ser uma solicitação, pedido de reembolso, candidatura, briefing, oportunidade de venda, ticket de TI… qualquer item que você queira gerenciar.
Como encontrar o formulário?
No modo Kanban, selecione o botão que tem um sinal de + como ícone. Quando o formulário for preenchido, um novo card chegará ao pipe.
Materiais complementares:
4. Trabalhe com sua equipe
Assim que a estrutura básica do processo estiver pronta, hora de manter todo mundo na mesma página.
Convide pessoas e defina permissões de acesso—o que podem ou não visualizar, modificar ou deletar no pipe.
Assim, você protege dados sensíveis e determina quais são mais fáceis de encontrar, como prazos, campos, responsáveis, etc.
Como encontrar membros do pipe?
No modo Kanban, selecione a opção Pessoas, no cabeçalho do processo.
Você poderá gerenciar uma lista de pessoas que fazem parte do pipe ou Convidar pessoas.
Materiais complementares:
5. Ganhe eficiência
Processo estruturado e equipe unida: agora, hora de poupar tempo e esforço ao automatizar tarefas manuais.
Automações funcionam assim:
Quando algo acontecer no seu pipe → A automação vai realizar alguma ação em sequência.
Exemplos:
No Processo de Compras, uma pessoa da equipe será selecionada automaticamente como responsável pela aprovação de pagamentos.
Em Recrutamento, candidatos que aceitam participar de entrevistas receberão um email automático para confirmar presença.
Em um painel de Solicitações de TI, um alerta será ativado automaticamente quando um ticket ultrapassar o prazo de resolução.
Defina o que automatizar e deixe que o robô do Pipefy faça por você!
Como encontrar automações?
Apenas Admins de um pipe podem gerenciar automações no processo. Para isso, selecione a opção Automatizar, no cabeçalho do pipe.
Materiais complementares:
Agora que você já tem ideia dos primeiros passos, coloque a mão na massa!
Ou, se ainda não tiver uma conta, pode criar a sua em poucos minutos:
Você gostaria de explorar mais canais?
Como último passo, sugerimos outros canais e materiais para você aprender no seu ritmo:
Eleve seus conhecimentos em Gerenciamento de Processos e aprenda a modelar o Pipefy ao seu formato de trabalho. Pratique o que aprendeu em testes rápidos e ganhe um certificado ao completar.
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