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A eficiência de um processo tem muito a ver com o modo com que foi planejado.

Um processo bem-sucedido começa muito antes de atividades serem realizadas nele. Quando não há clareza do passo a passo, alguns problemas são comuns:

Para garantir visibilidade e mitigar erros, você deve mapear e identificar todos os elementos que compõem seu fluxo de trabalho.

Nesse artigo, você verá:

Se preferir, assista ao vídeo que explica o que é um processo:

Processos são um conjunto de atividades realizadas repetidamente de forma organizada, padronizada e com etapas bem definidas.

Nele, informações de entrada devem passar por um processamento que as transformam em resultados ou entregas.

Por exemplo, em um processo de Recrutamento:

Ou seja, a informação de entrada passou por diversas etapas e foi transformada ao longo do processo para se tornar um resultado.

Qualquer atividade recorrente em sua empresa pode se tornar um processo, como, por exemplo, Tickets de Atendimento ao Cliente, Solicitações de Compras, entre infinitas outras possibilidades.

Para que se tenha a clareza necessária para mitigar os riscos e problemas que mencionamos anteriormente, é necessário entender quais são as informações, pessoas e recursos que compõem este processo.

Ao mapear (identificar todas as etapas) seu processo, a modelagem (forma de colocar o processo em prática) será mais fácil e assertiva.

Mapear e modelar um processo são atividades intimamente relacionadas, sequenciais, que garantem que suas tarefas, pessoas responsáveis por fazê-las, atividades e prazos sejam cumpridos até que o resultado final tenha sido alcançado, de modo padronizado e organizado.

O primeiro passo para modelar um processo é entender como ele funciona.

Cada fase de um processo tem uma estrutura única.

Fases (ou etapas) do processo são conectadas: para que uma atividade seja movida para a próxima, é preciso que todos os procedimentos envolvidos nessa fase sejam concluídos.

Como base para a sua modelagem, você pode usar a metodologia SIPOC.

SIPOC é uma sigla que, do inglês (Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Clients), significa: Fornecedores, Informações de Entrada, Processo, Saída e Clientes.

Essa metodologia ajuda a identificar elementos relevantes de um processo antes que sua equipe comece a trabalhar neles.

São as pessoas que fornecem informações no início do processo ou enquanto o processo acontece.

É preciso ter visibilidade sobre quem são estes fornecedores, em quais momentos eles interagem com o processo e como isso é feito.

Por exemplo, em um processo de Solicitações de Marketing, fornecedores podem ser as gráficas parceiras, freelancers e outras pessoas que fornecem insumos ou serviços para que as entregas sejam realizadas.

No Pipefy, você pode definir qual canal será usado para coletar informações de seus fornecedores (ou seja, como essa informação chegará à sua equipe), como Formulário Público, Caixa de Email Compartilhada, Integrações, entre outros.

Pense em como captar todas as informações que precisa para executar seu processo, de forma estruturada e rápida.

Ou seja, colete e centralize as informações importantes de forma a garantir que o time tenha todos os insumos e dados necessários para começar as atividades, sem que vários emails e telefonemas, por exemplo, precisem ser trocados para que todas as informações estejam disponíveis.

No exemplo anterior, o departamento de Marketing precisa especificar em forma de campos, nos formulários, quais informações seus solicitantes devem enviar à equipe.

Assim, coletam exatamente o que precisam para colocarem a mão na massa.

📌 O Pipefy oferece templates de Formulários e Caixas de email compartilhadas para que você já possa começar a utilizar ou customizar de acordo com o mapeamento do seu processo.

O time de Marketing, por exemplo, precisa planejar as campanhas, orçar a impressão de materiais publicitários com os fornecedores, produzir conteúdos de mídia, etc.

Cada etapa possui determinadas atividades envolvidas. Por exemplo, na fase de orçamento do time de Marketing, será necessário entrar em contato com, pelo menos, 3 fornecedores; receber e centralizar os orçamentos recebidos; prazos; trocas de emails ou telefonemas, e então, o fornecedor escolhido.

📌 Confira a Galeria de Templates e utilize nossos processos pré-modelados.

Estabeleça o que precisa ser realizado e atingido para que o processo possa caminhar. Haverá saídas de uma fase para a outra e, ao final, o resultado também será uma saída.

Por exemplo, saídas (entregas) do time de Marketing podem ser:

São os beneficiados e interessados pelo resultado final do processo, seja qual for o formato (demanda, tarefa, pedido, etc.)

No exemplo de Marketing, clientes podem ser a Diretoria, a área de Vendas e outros interessados na nova campanha.

Pense em uma receita de bolo; não basta ter as informações detalhadas em mãos sem os ingredientes corretos, os utensílios, etc.

Para que tenha sucesso em seu processo, tenha em mente que você precisa coletar informações corretas, no momento adequado, usando ferramentas eficientes para gerenciar todas as atividades.

O Pipefy dispõe de recursos como Automações, Cards, Conexões, Integrações e muito mais!

Há várias formas de começar a modelar o seu processo. No Pipefy, cada processo é um Pipe.

Você pode customizar um Formulário Inicial com diversos tipos de campos. Assim, garante que está coletando todas as informações de entrada necessárias.

É importante que você defina os tipos de informações que precisa, mantendo-as relevantes às fases do processo. Adicionar campos desnecessários reduz as chances de fornecedores responderem todos os campos com atenção.

Então, você pode compartilhar uma versão pública do formulário com seus fornecedores ou clientes internos e externos por meio de um link.

Quando fornecedores preenchem campos deste formulário, todas as informações são direcionadas ao seu Pipe (ou processo), na primeira fase.

Além de Formulários, você pode integrar seu processo no Pipefy com ferramentas ou softwares que já utiliza para coletar entradas e garantir que estejam atualizadas em vários locais ao mesmo tempo.

Se preferir, receba demandas em uma Caixa de Email Compartilhada, que é totalmente conectada com com seu Pipe.

As mensagens podem ser direcionadas para cada atividade e fase do seu processo, além de designadas para membros específicos do seu Pipe.

📌 Leia mais sobre como coletar informações em seu processo utilizando recursos do Pipefy.

Estabeleça as Fases (ou etapas do processo) pelas quais suas atividades percorrem e quais os procedimentos que devem ser realizados em cada uma delas.

Isso garante que todas as suas demandas sigam o mesmo padrão de qualidade até a entrega final.

O Pipefy torna esse processo mais fácil com regras de automação, as quais você pode usar em todos os momentos do seu fluxo de trabalho para ganhar eficiência e mitigar erros.

Por exemplo, criar regras de automações que limitam o movimento de atividades entre fases (ou direciona Cards para Fases específicas), garantindo que o fluxo desejado está sendo seguido.

Atribua Fases para pessoas específicas, preencha campos automaticamente, envie e-mails automatizados, e muito mais.

Ainda, com Condicionais, facilite o preenchimento de informações ao longo do processo com regras que exibem ou ocultam campos. Assim, todos os campos preenchidos por sua equipe, no Pipe, são responsivos e se adaptam ao processo específico, garantindo agilidade e padronização.

📌 Leia mais sobre como executar processos padronizados e automatizados utilizando recursos do Pipefy.

Analise o andamento do seu processo com métricas de performance. No Pipefy, você pode analisar indicadores que fazem sentido à sua operação, departamento, objetivos da sua empresa e muitos outros.

Com Painéis, crie e customize gráficos que são atualizados em tempo real, em uma única página, à medida que seu processo acontece.

Cruze dados para visualizar suas próprias métricas ou use modelos de Painéis pré-prontos para usar como base.

Para extrair dados do seu processo em tabelas e analisar dados de todos os processos de sua empresa no Pipefy, crie Relatórios ao combinar diferentes fórmulas, como em uma planilha de Excel.

Ao analisar seus dados, você terá mais insumos para criar ações e identificar melhorias.

📌 Leia mais sobre como medir a eficiência de seus processo utilizando recursos de dados do Pipefy.

Procure analisar o estado atual dos seus processos, ou seja, os que você já tem estabelecidos em sua empresa. E não, o estado futuro, ou o que gostaria que fossem.

Para melhorar processos que já existem, analise dados que mostrem a performance atual e compare com dados que revelam os resultados que você gostaria de obter com um novo processo.

Não deixe de envolver as pessoas, que executam diariamente as atividades, no processo de mapeamento. Muitas das informações, regras e detalhes podem estar descentralizados e não documentados, então todos podem trazer perspectivas valiosas para o mapeamento.

Além disso, com as pessoas envolvidas desde o começo, elas se sentem parte integrante do sucesso e você terá um time dedicado a executar, aprimorar e aprender como tornar seus processos cada vez mais eficientes.

Ao mapear os recursos necessários em um processo, você também deve definir as permissões que cada pessoa envolvida nesse processo deve ter.

O nível de permissão de cada pessoa definirá o que pode ou não ser feito dentro de um processo.

Às vezes, devido às necessidades específicas de restrição de informações de um processo, ele pode precisar ser dividido em dois ou estar conectado entre Pipes.

À medida que sua equipe e suas atividades evoluem, seus processos também devem evoluir.

Uma das melhores coisas sobre o gerenciamento de suas atividades em uma ferramenta flexível como o Pipefy é que você pode customizar o que precisa, quando quiser.

Bom mapeamento e modelagem!

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