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Criar um processo do zero vai muito além de apenas acessar o perfil da sua empresa no Pipefy e apertar o botão de "criar um pipe". Na verdade, a criação começa muito antes disso.

Digamos que você já sabe como o Pipefy funciona, de fio a pavio. Antes de começar a gerenciar seus processos dentro na plataforma, você precisa entender como eles acontecem e mapeá-los

O que é Mapeamento ou Modelagem de Processos?

De acordo com uma definição criada pela SearchCIO, o mapeamento de processos:

"(...) É a exibição visual de todos os passos envolvidos em um processo do início ao fim. Mapear é desenhar uma pintura concisa da sequência de tarefas que levam um produto ou serviço do genesis à conclusão. 

É frequentemente descrito como um fluxograma e geralmente se move da esquerda para a direita ou, às vezes, de cima para baixo."

Existem diversas definições e metodologias para o mapeamento ou modelagem de processos. A mais popular é a de diagramas/fluxogramas. 

Apesar de não especialmente eficiente para gerenciar processos, fluxogramas são excelentes quando usados para a modelagem ou mapeamento. 

Entendendo seus processos já existentes

O primeiro passo para modelar um processo é entender como eles funcionam atualmente. Procure observar e identificar:

  • Quais são os passos de execução?
  • Quem são os envolvidos?
  • Quais ferramentas são utilizadas para gerenciá-los (planilhas do Excel, Google Sheets, fluxogramas...)?

Cada fase de um processo tem uma estrutura única e não funcionam de forma independente. Ao fim de cada fase, há uma atividade de conclusão ou entrega para que a próxima fase comece. 

Ainda, alem de apenas adicionar informações em um diagrama, sugerimos que utilize um mecanismo de melhoria de processos chamado SIPOC

A sigla significa: fornecedores, informações de entrada (inputs), informações de saída (outputs) e clientes. 

Essa metodologia ajuda a identificar elementos relevantes de um processo antes que comece a trabalhar neles. 

Ainda, sugerimos que dê um passo além: em vez de apenas considerar elementos de todo o processo de forma concisa, faça isso para cada fase dele

Entendendo o SIPOC:

Ao modelar um processo no Pipefy, entenda o que cada fase do SIPOC representa. 

  • Fornecedores: quem insere informações iniciais em cada fase do processo? Essa pessoa é um membro do pipe ou da empresa? 

Essa definição ajudará a definir qual canal será usado para criar novas tarefas no processo, como um formulário público, uma mensagem de email, integração com outros aplicativos, conexões com outros processos, etc.

  • Input: como essa fase começou? Quais passos a serem seguidos para que o time evolua para uma próxima fase? 
  • Processo: o que precisa ser feito nessa fase? Quais passos devem ser seguidos para evoluir para uma próxima fase?
  • Output: quais as tarefas entregáveis nessa fase? O que determina que essa fase seja concluída e quais informações preciso para seguir para a próxima fase? 
  • Clientes: a quem essas informações serão entregues na fase final do processo? Quem é o responsável pelo próximo estágio do processo? Essa fase é parte de um mesmo processo ou é a primeira fase de um novo? Há um único caminho ou múltiplos outros, dependendo de outputs variáveis?  

Há mais em uma modelagem de processos do que apenas detalhar uma estrutura. Pense em uma receita de bolo: ter informações detalhadas em mãos não é nada se não houver ingredientes corretos em mãos. 

Tenha os ingredientes em mãos:

Quando se faz um bolo, é preciso de farinha, ovos, açúcar, manteiga.

Quando se modela um processo, ter informações corretas em mãos (garantidas no tempo certo) e recursos avançados para gerenciar cada fase significa sucesso. 

O Pipefy dispõe de recursos como Automações, Cards, Conexões, Integrações e muito mais!

Modelando processos no Pipefy:

Um processo tem início no Pipefy quando campos do formulário inicial são preenchidos, já que são o ponto de partida e fazem parte de qualquer fase.

É importante que você insira informações que precisa, mantendo-as relevantes às fases do processo. Adicionar campos desnecessários reduz as chances de fornecedores responderem todos os campos com atenção.

Ainda, lembre-se das métricas de sucesso do seu processo! O que determina que você alcançou resultados esperados? Não é possível melhorar o que não é metrificado (muito menos informações que você deixou de adicionar ao seu fluxo).

Assim que estabelecer as métricas e objetivos do seu processo, pense também nas informações que gostaria de extrair deles (utilizando o recurso de Relatórios, por exemplo). Assim, você obterá insumos relevantes para inserir melhorias.

Depois de definir as linhas gerais do seu processo, sugerimos que você dê um olhar "ampliado" cada uma das fases do seu processo e defina quais são os elementos específicos para cada uma delas.

Quando se trata de modelagem de processos, não existe "informação demais", desde que sejam relevantes. Portanto, vá à fundo nos detalhes dentro de cada fase.

Dicas úteis para modelagem de processos

Mapeie processos já existentes (não os que deseja ter)
É muito comum que pessoas criam o processo ideal na fase de modelagem. Isso não é totalmente errado (e nem totalmente correto).

Modelagem se trata de processos que você já tem (estado atual), não o que você deseja que fossem (estado futuro). Para melhorá-los, é preciso gerenciar processos já existentes, assim, se analisam os resultados atuais e o que precisa para que cheguem no status dos sonhos. 

Substantivo = fase / Verbo = campo ou ação (recursos avançados) dentro de uma fase
Sempre que estiver modelando um processo e puder definir uma ação com um substantivo (por exemplo, aprovação), isso deverá representar uma fase nesse processo.

Quando uma ação pode ser definida usando um verbo (por exemplo, enviar solicitação de aprovação), deve ser um campo dentro dessa fase ou um recurso avançado (modelo de email, conexão etc.).

Permissões necessárias
Ao mapear os recursos necessários em um processo, você também deve definir as permissões que cada pessoa envolvida nesse processo deve ter.

O nível de permissão de cada pessoa definirá o que podem ou não fazer dentro de um processo. Às vezes, devido às necessidades específicas de restrição de informações de um processo, ele pode precisar ser dividido em dois ou mais pipes.

Melhorias contínuas
Quase nada neste mundo é eterno, então, por que você espera que seus processos sejam? O mapeamento e modelagem de processos definitivamente não é uma atividade imutável.

À medida que sua equipe e suas atividades evoluem, seus processos também devem evoluir. Uma das melhores coisas sobre o gerenciamento de suas atividades em uma ferramenta flexível como o Pipefy é que permite alterar facilmente o que precisa ser alterado em seus processos.

É de maior importância revisar seus processos periodicamente. 

A maioria dos autores de gerenciamento de processos de negócios concorda com o fato de que os processos estão em constante evolução, portanto, é justo que você o acompanhe modificando e adaptando seus processos às mudanças.

Torne prioritário sempre revisar e manter seus processos atualizados. Acompanhe seus KPIs e não deixe passar oportunidades de melhoria.

Boa modelagem!

Confira os vídeos tutoriais das funcionalidades do Pipefy 

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